Trong ngành sản xuất và thương mại, vật tư hàng hóa đóng vai trò quan trọng như “mạch máu” quyết định hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc kiểm soát mua sắm, dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa, ngân sách bị hao hụt và rủi ro pháp lý do thiếu minh bạch trong chứng từ.
Vì vậy, việc chuẩn hóa quy trình mua sắm vật tư hàng hóa và triển khai giải pháp kế toán mua hàng là bước đi thiết yếu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tuân thủ các quy định tài chính – kế toán, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Bài viết này sẽ giúp bạn:
- Hiểu rõ khái niệm mua sắm vật tư hàng hóa từ góc nhìn kế toán.
- Nắm vững các bước chi tiết trong quy trình chuẩn.
- Tránh được các sai lầm phổ biến.
- Giới thiệu giải pháp thông minh cho bộ phận kế toán và mua hàng.
|
MISA THÂN TẶNG BẠN ẤN PHẨM MISA COLLECTIONS 08 |
1. Quy trình mua sắm vật tư hàng hóa là gì?
Quy trình mua sắm vật tư hàng hóa là một chuỗi các hoạt động có hệ thống và tuần tự được thực hiện nhằm đảm bảo việc mua sắm các vật tư, hàng hóa cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Mục tiêu của quy trình này là:
- Đảm bảo việc cung cấp vật tư, hàng hóa kịp thời, đúng chất lượng và giá cả hợp lý.
- Tối ưu hóa chi phí mua sắm và quản lý tồn kho hiệu quả.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và nội bộ trong quá trình mua sắm.
Tham khảo: Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa
2. Lợi ích của quy trình mua sắm vật tư hàng hóa chuẩn hóa
Việc chuẩn hóa quy trình mua sắm vật tư hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động, mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý. Khi quy trình được thiết lập rõ ràng và có hệ thống, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát từng khâu trong chuỗi cung ứng, từ đó đạt được nhiều lợi ích thiết thực.
- Kiểm soát chi phí hiệu quả: Quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát chi phí mua sắm một cách chặt chẽ, từ đó tránh được tình trạng lãng phí hoặc chi tiêu không cần thiết.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
- Quản lý tồn kho hiệu quả: Việc chuẩn hóa giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu vật tư, giảm chi phí lưu kho và nguy cơ hư hỏng hàng hóa.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Quy trình chuẩn giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động mua sắm đều tuân thủ các quy định tài chính, kế toán và pháp lý, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
- Minh bạch chứng từ và báo cáo: Các bước trong quy trình được kiểm soát chặt chẽ, giúp chứng từ rõ ràng và minh bạch, từ đó dễ dàng kiểm tra, thanh tra và báo cáo tài chính.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Quy trình chuẩn giúp các bộ phận liên quan làm việc đồng bộ, nhanh chóng, giảm thiểu sự cố và tăng cường hiệu suất làm việc chung.
- Ra quyết định chính xác: Với dữ liệu mua sắm rõ ràng và được kiểm soát, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn, từ việc lựa chọn nhà cung cấp đến kế hoạch tài chính lâu dài.
Xem thêm: 10 BIỂU MẪU & DASHBOARD GIÚP CEO KIỂM SOÁT QUY TRÌNH VÀ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC TỔNG THỂ
3. Các sai lầm phổ biến khi mua sắm vật tư hàng hóa và cách khắc phục
Trong quá trình mua sắm vật tư hàng hóa, nhiều doanh nghiệp gặp phải những sai lầm phổ biến có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và chi phí. Việc nhận diện và khắc phục những sai lầm này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm và nâng cao hiệu quả công việc.
3.1. Sai lầm 1: Không xác định rõ nhu cầu
Một trong những sai lầm lớn nhất là không xác định chính xác nhu cầu vật tư, dẫn đến việc mua sắm thừa hoặc thiếu, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Cách khắc phục: Sử dụng công cụ dự báo để phân tích nhu cầu vật tư trong tương lai, từ đó lên kế hoạch mua sắm hợp lý, tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc thiếu hụt vật tư cần thiết.
3.2. Sai lầm 2: Chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá
Nhiều doanh nghiệp chỉ lựa chọn nhà cung cấp dựa trên mức giá rẻ mà không xét đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hậu mãi, hay khả năng cung cấp kịp thời.
Cách khắc phục: Đánh giá toàn diện nhà cung cấp qua nhiều yếu tố, bao gồm chất lượng sản phẩm, độ tin cậy, lịch sử giao hàng và dịch vụ khách hàng. Điều này giúp đảm bảo bạn không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn duy trì được chất lượng trong dài hạn.
3.3. Sai lầm 3: Thiếu kiểm soát chất lượng
Việc thiếu kiểm soát chất lượng sản phẩm khi mua sắm vật tư có thể dẫn đến việc nhận hàng hóa không đạt yêu cầu, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và uy tín doanh nghiệp.
Cách khắc phục: Thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt ngay từ khi nhận hàng. Việc này không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng vật tư.
Xem ngay: TRỌN BỘ TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ – 50+ ĐÁNH GIÁ TOÀN DIỆN & BÁO CÁO NĂM
4. Các bước trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa
4.1. Bước 1: Xác định nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp hiểu rõ về loại vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh.
Công việc thực hiện:
- Phân tích nhu cầu vật tư dựa trên các đơn hàng, kế hoạch sản xuất hoặc dự báo sử dụng.
- Lập danh sách các vật tư cần mua và xác định số lượng cần thiết.
- Ước tính chi phí mua sắm và lập ngân sách.
4.2. Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Công việc thực hiện:
- Tìm kiếm nhà cung cấp qua các kênh trực tuyến, hội chợ, mạng lưới đối tác.
- Đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá cả, chất lượng sản phẩm, độ tin cậy, thời gian giao hàng, và dịch vụ hỗ trợ.
- Yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp và so sánh để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.
4.3. Bước 3: Thương thảo và ký hợp đồng
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp cần đàm phán các điều khoản và điều kiện mua sắm, sau đó ký kết hợp đồng mua hàng.
Công việc thực hiện:
- Thương thảo giá cả, các điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành, và điều kiện đổi trả hàng.
- Xem xét các điều khoản pháp lý trong hợp đồng, bao gồm các điều khoản về chất lượng và trách nhiệm của nhà cung cấp.
- Ký kết hợp đồng mua sắm chính thức.
4.4. Bước 4: Đặt hàng và quản lý đơn hàng
Đây là bước mà doanh nghiệp thực hiện đơn đặt hàng chính thức và theo dõi quá trình sản xuất, giao hàng của nhà cung cấp.
Công việc thực hiện:
- Lập đơn đặt hàng chi tiết, gửi đến nhà cung cấp.
- Theo dõi trạng thái đơn hàng từ lúc đặt cho đến khi giao hàng, bao gồm việc kiểm tra xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa.
- Đảm bảo thông tin đơn hàng được lưu trữ đầy đủ, dễ dàng theo dõi.
4.5. Bước 5: Kiểm tra và nhận hàng
Sau khi hàng hóa được giao, doanh nghiệp cần kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa để đảm bảo không có sai sót.
Công việc thực hiện:
- Kiểm tra số lượng hàng hóa theo đơn đặt hàng.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa, bao gồm việc xác minh sản phẩm có đúng chủng loại, không bị hư hỏng hay lỗi.
- Ghi nhận bất kỳ sự không phù hợp nào và yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh nếu cần thiết.
4.6. Bước 6: Lập hóa đơn và thanh toán
Sau khi nhận hàng hóa và kiểm tra xong, bước tiếp theo là thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Công việc thực hiện:
- Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.
- Kiểm tra tính hợp lý của hóa đơn, đảm bảo các khoản chi phí, thuế và giảm giá (nếu có) đúng theo hợp đồng.
- Thực hiện thanh toán theo phương thức đã thỏa thuận (chuyển khoản, tiền mặt, thẻ tín dụng, v.v).
4.7. Bước 7: Lưu trữ chứng từ và báo cáo
Sau khi hoàn tất việc mua sắm, doanh nghiệp cần lưu trữ các chứng từ và thực hiện báo cáo để theo dõi và kiểm tra.
Công việc thực hiện:
- Lưu trữ hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, biên lai thanh toán và các chứng từ liên quan.
- Cập nhật vào hệ thống quản lý mua sắm và kế toán của doanh nghiệp.
- Lập báo cáo chi tiết về các giao dịch mua sắm để phân tích, đánh giá hiệu quả và lập kế hoạch cho các lần mua sắm sau.
4.8. Bước 8: Đánh giá và cải tiến quy trình
Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của quy trình mua sắm và thực hiện các cải tiến nếu cần thiết.
Công việc thực hiện:
- Đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp.
- Đánh giá hiệu quả quy trình mua sắm, từ việc lập kế hoạch đến việc thanh toán.
- Đề xuất các cải tiến cho quy trình, chẳng hạn như cải thiện việc thương thảo hợp đồng, tối ưu hóa quá trình thanh toán, hay tăng cường kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Tải miễn phí: 40 BIỂU MẪU & DASHBOARD ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC TỪNG PHÒNG BAN – NHÂN SỰ
5. Lợi ích vượt trội khi sử dụng MISA AMIS Quy trình trong quản lý quy trình doanh nghiệp
MISA AMIS Quy trình là giải pháp tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng và quản lý quy trình công việc một cách hiệu quả, đặc biệt trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa.
MISA AMIS Quy trình mang đến một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý quy trình và vận hành hiệu quả. Lợi ích tuyệt vời mà MISA AMIS Quy trình mang lại như:
- 500+ quy trình mẫu: Tích hợp sẵn các quy trình quản lý vận hành cho mọi doanh nghiệp.
- Tích hợp với phần mềm MISA AMIS: Chặt chẽ kết nối với các phần mềm khác trong Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất như MISA AMIS Kế toán, MISA AMIS HRM, MISA AMIS CRM, MISA AMIS Công việc… giúp quản lý toàn diện trên một nền tảng duy nhất.
- Đáp ứng hai yêu cầu quản lý quy trình quan trọng: Viết, sửa và chạy quy trình phối hợp liên phòng ban, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư và dễ dàng phát triển.
- Hệ thống lưu trữ quy trình: Cung cấp hệ thống lưu trữ văn bản mô tả quy trình, quản lý thông tin tập trung, tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo nhân viên.
- Phân quyền kiểm soát chặt chẽ: Hạn chế sai sót và nhắc nhở các đầu mối liên kết kịp thời.
- Hỗ trợ khách hàng tận tình: Đội ngũ chuyên gia hiểu rõ thị trường và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Việt Nam.
- Dùng thử miễn phí: Doanh nghiệp được phép dùng thử miễn phí trọn bộ tính năng trong vòng 15 ngày, có hướng dẫn 1-1.
- Chi phí phù hợp: Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, tặng gói miễn phí trọn đời cho các doanh nghiệp có dưới 5 người dùng.
Kết luận
Quy trình mua sắm vật tư hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả của doanh nghiệp. Việc xác định rõ nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, kiểm soát chất lượng và quản lý chi phí là những yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa quy trình này. Bằng cách chuẩn hóa quy trình và áp dụng các công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí, và nâng cao hiệu quả công việc.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
