Quy trình mua hàng đóng vai trò xương sống, đảm bảo mọi hoạt động thu mua diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và minh bạch. Đây không chỉ là tập hợp các bước đơn thuần mà còn là một chuỗi mắt xích liên kết chặt chẽ, từ việc xác định nhu cầu cho đến khi sản phẩm hoặc dịch vụ được nghiệm thu và thanh toán. Đọc ngay bài viết dưới đây để hiểu cách thức xây dựng quy trình mua hàng trong doanh nghiệp và những lưu ý quan trọng.
|
MISA THÂN TẶNG BẠN |
1. Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là một chuỗi các bước mà người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp thực hiện để hoàn tất giao dịch mua sắm một sản phẩm hoặc dịch vụ. Quy trình này không chỉ quan trọng đối với người mua mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiểu rõ quy trình mua hàng không chỉ giúp người tiêu dùng tiết kiệm thời gian mà còn giúp tránh những sai sót không đáng có, đồng thời nâng cao trải nghiệm mua sắm.
Tiết kiệm thời gian: Khi nắm rõ quy trình, người tiêu dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm và so sánh các sản phẩm, giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và ra quyết định.
Tránh sai sót: Một quy trình rõ ràng giúp người tiêu dùng tránh được các lỗi như chọn nhầm sản phẩm, nhập sai thông tin thanh toán, hay bỏ qua các bước quan trọng.
Tăng trải nghiệm mua sắm: Một quy trình mua hàng đơn giản, rõ ràng sẽ mang đến cảm giác thoải mái và dễ chịu cho người tiêu dùng. Khi khách hàng có trải nghiệm mua sắm mượt mà, họ sẽ có xu hướng quay lại và tiếp tục mua sắm, góp phần xây dựng lòng trung thành đối với thương hiệu.
Một ví dụ về quy trình mua hàng trong doanh nghiệp: Quy trình Mua hàng Rút gọn tại Công ty Nội thất “Gỗ Việt”.
- Xác định nhu cầu: Phòng sản xuất thấy thiếu gỗ, lập yêu cầu mua hàng.
- Phê duyệt: Trưởng phòng sản xuất duyệt yêu cầu, chuyển sang phòng mua hàng.
- Tìm kiếm & Đánh giá NCC: Phòng mua hàng liên hệ, yêu cầu báo giá từ 3 nhà cung cấp (NCC) gỗ, so sánh và đánh giá.
- Đàm phán & Lựa chọn: Đàm phán với NCC tốt nhất để có giá/điều khoản tốt, rồi trình cấp trên phê duyệt.
- Tạo Đơn đặt hàng (PO): Lập PO chính thức gửi NCC.
- Theo dõi & Nhận hàng: Theo dõi giao hàng. Kho kiểm tra số lượng, chất lượng khi nhận.
- Xử lý hóa đơn & Thanh toán: Kế toán đối chiếu hóa đơn với PO và biên bản nhận hàng, sau đó tiến hành thanh toán.
- Đánh giá & Lưu trữ: Đánh giá hiệu suất NCC và lưu trữ toàn bộ hồ sơ giao dịch.
Xem thêm: Mẫu quy trình sản xuất theo ngành nghề & 6 bước hoàn thiện quy trình cho doanh nghiệp
2. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp thường gặp những lỗ hổng nào?
Mặc dù quy trình mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo trải nghiệm người tiêu dùng, nhưng trong thực tế, vẫn có những lỗ hổng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả giao dịch và sự hài lòng của khách hàng.
- Thiếu thông tin chi tiết về sản phẩm
Việc cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc không rõ ràng về sản phẩm có thể khiến khách hàng gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định. Nếu khách hàng không hiểu rõ về tính năng, chất liệu, hoặc công dụng của sản phẩm, họ có thể chọn sai sản phẩm hoặc cảm thấy không hài lòng sau khi mua hàng.
- Khó khăn trong quá trình tìm kiếm
Một trang web với cấu trúc phức tạp, thiếu tính năng tìm kiếm hiệu quả có thể khiến khách hàng mất thời gian tìm kiếm sản phẩm. Điều này không chỉ gây bực bội cho người tiêu dùng mà còn có thể dẫn đến việc họ từ bỏ giao dịch và tìm đến các đối thủ cạnh tranh.
- Thiếu sự hỗ trợ khách hàng kịp thời
Trong quy trình mua hàng, nếu khách hàng gặp phải vấn đề mà không được hỗ trợ nhanh chóng, họ sẽ cảm thấy bối rối và khó chịu. Việc thiếu kênh hỗ trợ trực tuyến hoặc phản hồi chậm có thể khiến khách hàng mất niềm tin vào dịch vụ và ngừng mua hàng.
- Quy trình thanh toán phức tạp
Một trong những lỗ hổng dễ gặp phải trong quy trình mua hàng là quy trình thanh toán phức tạp hoặc không an toàn. Nếu khách hàng không thể thanh toán một cách nhanh chóng và dễ dàng, họ có thể bỏ giỏ hàng và tìm kiếm lựa chọn khác. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ chuyển đổi của website.
- Giao hàng chậm trễ hoặc không đúng hẹn
Dù việc mua sắm trực tuyến ngày càng phổ biến, vấn đề giao hàng chậm trễ vẫn là một trong những yếu tố gây khó chịu nhất cho người tiêu dùng. Nếu sản phẩm không được giao đúng hẹn hoặc trong tình trạng không đạt yêu cầu, khách hàng sẽ cảm thấy thất vọng và có thể không quay lại mua hàng lần nữa.
- Chính sách hoàn trả không rõ ràng
Chính sách hoàn trả và đổi trả sản phẩm không minh bạch có thể khiến khách hàng cảm thấy không an tâm khi mua sắm. Nếu họ không hiểu rõ quyền lợi của mình khi gặp phải sản phẩm lỗi hoặc không hài lòng, họ có thể bỏ qua thương hiệu hoặc dịch vụ đó.
Tham khảo thêm: 10 phần mềm quản lý quy trình workflow doanh nghiệp 2025
3. Lợi ích của việc tuân thủ quy trình mua hàng chuẩn
Việc tuân thủ quy trình mua hàng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả người tiêu dùng và doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian: Quy trình rõ ràng giúp rút ngắn thời gian mua sắm, từ tìm kiếm sản phẩm đến thanh toán.
- Giảm thiểu sai sót: Một quy trình chuẩn giúp hạn chế các lỗi trong việc lựa chọn sản phẩm và nhập liệu.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: Mua sắm trở nên mượt mà, thuận tiện, khiến khách hàng hài lòng và quay lại nhiều lần.
- Tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh: Doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi quy trình, từ đó nâng cao năng suất và doanh thu.
- Xây dựng lòng tin và sự trung thành: Khi quy trình rõ ràng và đáng tin cậy, khách hàng sẽ cảm thấy an tâm và gắn bó lâu dài với thương hiệu.
Tuân thủ quy trình mua hàng chuẩn không chỉ giúp tối ưu hóa công việc mà còn tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
MISA AMIS tặng bạn: BỘ MẪU 70+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP
4. Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp
Bước 1: Lập đề nghị mua hàng
Quy trình bắt đầu bằng việc xác định rõ nhu cầu mua sắm của doanh nghiệp, có thể đến từ các bộ phận như sản xuất, kinh doanh, marketing, v.v. Sau khi xác định nhu cầu, bộ phận mua hàng lập đề nghị mua hàng, ghi rõ các thông tin về sản phẩm/dịch vụ cần mua như chủng loại, số lượng, giá dự kiến, và thời gian giao hàng. Đề nghị này cần được phê duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp.
Ví dụ: Phòng IT của công ty A cần nâng cấp máy tính cho nhân viên văn phòng. Phòng IT lập đề nghị mua hàng với các thông tin:
- Mặt hàng: Máy tính để bàn
- Số lượng: 100 chiếc
- Cấu hình chi tiết: CPU, RAM, ổ cứng, màn hình
- Thời gian cần: Trên 1 tháng
- Lý do: Nâng cấp máy tính cho nhân viên văn phòng
- Kênh cung cấp: Các nhà cung cấp máy tính uy tín
Bước 2: Lập đề nghị báo giá
Bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng. Sau khi chọn lựa, bộ phận này sẽ gửi đề nghị báo giá, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin về giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, v.v.
Ví dụ: Phòng mua hàng liên hệ với các nhà cung cấp (Công ty B, C, D) yêu cầu báo giá cho sản phẩm máy tính. Đề nghị báo giá sẽ bao gồm:
- Thông tin về công ty A
- Thông tin về sản phẩm cần mua (số lượng, cấu hình)
- Yêu cầu báo giá bao gồm VAT và thời gian giao hàng
Bước 3: Thao dõi báo giá của nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng sẽ theo dõi và so sánh báo giá từ các nhà cung cấp, đánh giá theo các tiêu chí như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, và chế độ bảo hành để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Ví dụ: Phòng mua hàng thu thập và so sánh báo giá từ các nhà cung cấp máy tính, đánh giá dựa trên các yếu tố:
- Giá thành sản phẩm
- Chất lượng sản phẩm (bảo hành, xuất xứ)
- Thời gian giao hàng
- Uy tín nhà cung cấp
Bước 4: Phê duyệt báo giá
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ trình báo giá lên cấp có thẩm quyền để phê duyệt, dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, và chế độ bảo hành.
Ví dụ: Phòng mua hàng trình báo giá từ Công ty B lên lãnh đạo công ty A để phê duyệt. Lãnh đạo phê duyệt báo giá vì giá hợp lý và chất lượng sản phẩm tốt.
Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng
Sau khi phê duyệt báo giá, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp. Hợp đồng này sẽ ghi rõ các điều khoản về sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng, thanh toán, bảo hành, v.v.
Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng với Công ty B với các điều khoản:
- Mặt hàng: Máy tính để bàn
- Số lượng: 100 chiếc
- Giá cả: Thỏa thuận
- Thời gian giao hàng: Theo hợp đồng
- Phương thức thanh toán: Đã thống nhất
- Điều khoản bảo hành: Chính sách bảo hành
Bước 6: Lập đề nghị nhập hàng và kiểm hàng
Bộ phận mua hàng lập đề nghị nhập hàng cho bộ phận kho và đề nghị kiểm hàng yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao hàng.
Ví dụ: Phòng mua hàng lập đề nghị nhập hàng gửi cho Công ty B và yêu cầu kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao.
Bước 7: Nhập kho hàng hóa
Sau khi nhận hàng, bộ phận kho tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng. Nếu mọi thứ đúng theo hợp đồng, hàng hóa sẽ được nhập kho và cấp phiếu nhập kho.
Ví dụ: Phòng kho tiếp nhận máy tính từ Công ty B, kiểm tra số lượng và chất lượng, sau đó nhập kho.
Bước 8: Thanh toán cho nhà cung cấp và kết thúc quy trình
Cuối cùng, sau khi kiểm tra và nhập kho, bộ phận tài chính sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Quy trình mua hàng được hoàn tất sau khi thanh toán và lưu trữ các hồ sơ liên quan.
Ví dụ: Phòng tài chính thực hiện thanh toán cho Công ty B theo phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng.
5. Một số mẫu lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp
Lưu đồ quy trình mua hàng là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng các bước trong quy trình từ khi xác định nhu cầu cho đến khi hoàn tất thanh toán. Việc áp dụng lưu đồ không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình mà còn tăng cường sự hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Dưới đây là một số mẫu lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tối ưu hóa các bước quan trọng trong quá trình mua sắm.
5.1. Quy trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
Lưu đồ dưới đây mô tả quy trình mua hàng và thanh toán của một tổ chức, từ khi bắt đầu yêu cầu mua hàng cho đến khi hoàn tất thanh toán. Các bước chính trong quy trình bao gồm:
- Yêu cầu mua hàng: Quy trình bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu mua sắm, bao gồm thông tin chi tiết như số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách và thời gian cần thiết.
- Đề nghị báo giá: Sau khi nhu cầu được xác định, bộ phận mua hàng gửi đề nghị báo giá đến các nhà cung cấp tiềm năng.
- Báo giá từ nhà cung cấp: Các nhà cung cấp gửi lại báo giá để đáp ứng yêu cầu từ bộ phận mua hàng.
- Phê duyệt báo giá: Báo giá từ nhà cung cấp sẽ được xem xét và phê duyệt nội bộ. Nếu không được phê duyệt, quy trình sẽ dừng lại hoặc quay lại bước đề nghị báo giá.
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng mua: Sau khi báo giá được phê duyệt, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng mua sẽ được tạo ra giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Đề nghị nhập hàng & kiểm tra hàng: Các đề nghị nhập kho và kiểm tra chất lượng hàng hóa được gửi đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị cho việc nhận hàng và kiểm tra.
- Nhận hàng và kiểm tra chất lượng: Hàng hóa được nhận và kiểm tra theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Nếu hàng không đạt yêu cầu, nó sẽ bị trả lại cho nhà cung cấp.
- Nhập kho: Nếu hàng hóa đạt yêu cầu, sản phẩm sẽ được nhập kho cùng với các chứng từ như phiếu nhập kho và biên bản kiểm thu.
- Thanh toán: Sau khi việc kiểm tra và nghiệm thu hoàn tất, thanh toán được thực hiện cho nhà cung cấp theo các chứng từ liên quan như biên bản nghiệm thu và hóa đơn.
- Kết thúc quy trình: Quy trình mua hàng kết thúc khi thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện hoàn tất.
5.2. Quy trình mua hàng của khách hàng
Đây là một biểu đồ luồng (flowchart) minh họa quy trình mua hàng, bắt đầu từ việc lựa chọn phương thức mua hàng (tại cửa hàng, online, hoặc qua điện thoại).
Sau khi chọn hàng và gửi đơn, hệ thống sẽ tiếp nhận và xác nhận đơn hàng, sau đó tiến hành đóng gói và giao hàng.
Quá trình giao hàng được phân loại dựa trên địa điểm (khách hàng nội thành Hà Nội hoặc khách hàng ngoại thành/tỉnh), với các tùy chọn giao nhanh hoặc giao thông thường.
Cuối cùng, khách hàng nhận và kiểm tra hàng, có thể đổi trả nếu có lỗi, và thực hiện thanh toán.
5.3. Quy trình đề nghị nhập vật tư
Quy trình đặt mua vật tư gồm 6 bước:
- Đề xuất cấp vật tư: Phòng thi công dự trù vật tư, kiểm tra tồn kho, tạo phiếu đề nghị ghi rõ chủng loại, số lượng, địa điểm…
- Tiếp nhận đề xuất: Phòng vật tư kiểm tra, liên hệ nhà cung cấp lấy báo giá; nếu trên 200 triệu cần xin ý kiến TGĐ, sau đó chọn NCC và đặt hàng.
- Thanh toán/tạm ứng: Phòng kế toán dựa trên hợp đồng và quan hệ NCC để lên kế hoạch thanh toán/tạm ứng.
- Nhận vật tư: Phòng thi công và đại diện tại công trường theo dõi, kiểm tra chất lượng vật tư khi nhận. Nếu có sai sót, trả lại NCC và báo phòng vật tư.
- Hoàn tất nhận hàng: Đại diện công trường báo cáo, phản hồi về kế toán, vật tư và thi công.
- Kết thúc quy trình: Phòng vật tư tiếp nhận phản hồi, lưu trữ thông tin và đánh giá NCC cho các lần sau.
6. Những lưu ý khi thực hiện quy trình mua hàng
Khi thực hiện quy trình mua hàng, các doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả và tránh những sai sót có thể xảy ra.
- Xác định nhu cầu chính xác: Đảm bảo nhu cầu mua hàng được xác định rõ ràng và chi tiết để tránh mua sắm sai sản phẩm hoặc số lượng không phù hợp.
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Chọn nhà cung cấp có uy tín và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giá cả hợp lý và khả năng giao hàng đúng hạn.
- Kiểm tra hàng hóa sau khi nhận: Kiểm tra kỹ số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhận để đảm bảo đúng với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
- Tuân thủ quy trình phê duyệt nội bộ: Đảm bảo quy trình phê duyệt nội bộ được thực hiện nhanh chóng và chính xác để không làm chậm trễ các bước tiếp theo.
- Lưu trữ hồ sơ mua hàng: Lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan đến quy trình mua hàng như hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho để phục vụ công tác kiểm tra và quản lý sau này.
7. MISA AMIS Quy Trình – Giải pháp tích hợp quy trình làm việc liên phòng ban
MISA AMIS là giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Với MISA AMIS, quy trình mua hàng từ việc xác định nhu cầu, lập đề nghị báo giá, phê duyệt, ký kết hợp đồng, đến việc kiểm tra hàng hóa và thanh toán được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
Điểm qua 5 lợi ích tiêu biểu nhất của MISA AMIS Quy trình:
- Tự động hoá quy trình công việc: MISA AMIS giúp tự động hóa các bước trong quy trình làm việc, giảm thiểu sự can thiệp thủ công và tăng tính hiệu quả trong việc xử lý các tác vụ.
- Tăng cường tính minh bạch: Tất cả các bước trong quy trình đều được theo dõi và ghi lại, giúp nâng cao tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra tiến trình công việc giữa các phòng ban.
- Dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ: MISA AMIS cung cấp các báo cáo chi tiết và trực quan về tiến độ công việc, giúp người quản lý dễ dàng giám sát và điều chỉnh khi cần thiết.
- Tiết kiệm 95% thời gian thiết kế quy trình: Ứng dụng nền tảng No-code, dễ dàng thiết kế và tùy chỉnh quy trình linh hoạt; Và tra cứu phiên bản viết/sửa quy trình.
- Tối ưu hóa quy trình hoạt động: Kịp thời phát hiện các điểm tắc nghẽn để cải tiến quy trình. Cung cấp công cụ ghi nhận các yêu cầu cải tiến và theo dõi tiến độ xử lý
Kết luận
Quy trình mua hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc thiết lập một quy trình mua hàng rõ ràng và hiệu quả giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung cấp. Bằng cách tuân thủ các bước trong quy trình và áp dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp có thể dễ dàng giám sát và cải thiện hiệu quả công việc. MISA AMIS là một ví dụ điển hình về giải pháp giúp tự động hóa và kết nối các quy trình mua hàng, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đạt được kết quả tối ưu.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
