Theo báo cáo từ Straits Research, thị trường quản lý nhân sự (HRM) toàn cầu được dự báo sẽ đạt 67,4 tỷ USD vào năm 2031, với tốc độ tăng trưởng trung bình 10,2% mỗi năm trong giai đoạn 2023–2031. Con số này phản ánh nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ để cải thiện hoạt động quản lý nguồn nhân lực.
Để khai thác hiệu quả HRM system, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm này và lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tiễn. Việc đầu tư vào hệ thống này đang dần trở thành một chiến lược quan trọng liên quan đến nguồn nhân lực lâu dài. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu thêm về HRM system.
1. HRM system là gì?
HRM system (Human Resource Management System) là hệ thống phần mềm được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến nhân sự. Đây là công cụ giúp số hóa các quy trình quản trị nhân lực như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên, đánh giá hiệu suất và các nghiệp vụ hành chính khác.
HRM system thường bao gồm nhiều phân hệ (module) hoạt động độc lập nhưng có khả năng liên kết và chia sẻ dữ liệu với nhau, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể và chính xác về tình hình nhân sự trong tổ chức.
Với khả năng tích hợp và phân tích dữ liệu mạnh mẽ, HRM system là yếu tố mấu chốt trong quản trị nhân sự hiện đại nhằm giảm tải công việc hành chính, là công cụ đắc lực cho các nhà quản lý và lãnh đạo.
2. Chức năng của HRM system
HRM system mang đến những công cụ và tính năng cần thiết để quản lý nhân sự hiệu quả, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng cường mức độ hài lòng của nhân viên. Dưới đây là các chức năng chính thường có trong một hệ thống HRM.
Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên
Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ chi tiết về từng nhân viên (thông tin cá nhân, hợp đồng, quá trình công tác), cộng với khả năng công bố thông tin nội bộ như tin tức và thông báo. Hệ thống còn cung cấp lịch chung của bộ phận để dễ dàng theo dõi các sự kiện quan trọng và cho phép nhân viên gửi yêu cầu (nghỉ phép, điều chỉnh lịch làm việc) một cách nhanh chóng.
Quản lý quy trình tuyển dụng
Quản lý các bước đăng tuyển, thu thập hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn, gửi thư mời nhận việc. Người dùng có thể theo dõi phễu ứng viên (job funnel) để biết họ đang ở giai đoạn nào trong quy trình tuyển dụng. Nhờ vậy, bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian trong việc liên lạc, hẹn lịch phỏng vấn và xử lý giấy tờ hành chính.
Onboarding và offboarding
HRM system hỗ trợ chuẩn bị và quản lý thủ tục Onboarding tiếp nhận nhân viên mới: cung cấp tài liệu, hướng dẫn làm việc, phân công người hướng dẫn… Khi nhân viên nghỉ việc, HRM system cũng hỗ trợ hoàn thành các thủ tục cần thiết (bàn giao công việc, hoàn trả tài sản) để đảm bảo quá trình rời đi diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Đánh giá hiệu suất làm việc
Cung cấp khung đánh giá (performance review) giúp nhà quản lý đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và ghi nhận kết quả của từng nhân viên. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu, đưa ra cảnh báo đối với những người chưa đạt kỳ vọng, từ đó kịp thời có biện pháp hỗ trợ hoặc đào tạo.
Khảo sát mức độ hài lòng và gắn kết nhân viên
Một số HRM system tích hợp công cụ tạo khảo sát (survey) để đánh giá chỉ số eNPS (employee Net Promoter Score), khảo sát ý kiến về môi trường làm việc hoặc thu thập phản hồi 1-1. Nhờ vậy, doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tâm tư và mức độ hài lòng của nhân viên, từ đó có chính sách phù hợp nhằm giữ chân nhân tài.
Phân tích và báo cáo dữ liệu nhân sự
Tự động tổng hợp các chỉ số quan trọng như tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ lấp đầy vị trí trống, chi phí đào tạo, năng suất lao động và hiển thị dưới dạng báo cáo trực quan. Điều này hỗ trợ chuyên viên nhân sự và ban lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế.
Tích hợp với các dịch vụ phổ biến
HRM system có khả năng kết nối với ứng dụng giao tiếp (như Slack, Microsoft Teams), phần mềm quản lý công việc, nền tảng Google Workspace hoặc Microsoft 365 và các trang tuyển dụng để đồng bộ dữ liệu và tối ưu quy trình làm việc. Việc này giúp thông tin luôn được cập nhật tức thời giữa các kênh khác nhau.
3. Lợi ích khi áp dụng HRM system
Rất nhiều doanh nghiệp vẫn xem quản lý nhân sự là công việc hành chính đơn thuần, chưa thật sự chú trọng đến việc đầu tư hệ thống hỗ trợ. Tuy nhiên, những đơn vị đã triển khai HRM system thường nhận được kết quả tích cực rõ rệt về hiệu suất làm việc, sự gắn kết của nhân viên và mức độ kiểm soát thông tin nội bộ. Việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự mang lại nhiều giá trị thiết thực.
Tiết kiệm thời gian và giảm công việc thủ công
Các quy trình như chấm công, tính lương, duyệt ngày nghỉ hay cập nhật hồ sơ được hệ thống xử lý tự động. Điều này giúp bộ phận nhân sự giảm khối lượng công việc lặp lại, dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động định hướng và phát triển con người.
Gia tăng độ chính xác và minh bạch trong quản lý
Việc quản lý dữ liệu tập trung giúp hạn chế sai sót, tránh trùng lặp thông tin và dễ dàng kiểm tra đối chiếu. Mọi thông tin đều có dấu vết rõ ràng, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tình huống phát sinh nhanh và rõ ràng.
Cải thiện trải nghiệm của nhân viên
Nhân viên chủ động truy cập hệ thống để xem bảng lương, xin nghỉ phép, cập nhật hồ sơ cá nhân hoặc phản hồi đánh giá. Tính minh bạch và dễ sử dụng giúp họ cảm thấy thuận tiện hơn trong công việc hằng ngày.
Rút ngắn quy trình tuyển dụng và giữ chân nhân lực chất lượng
HRM system giúp sàng lọc hồ sơ nhanh, quản lý quy trình phỏng vấn và đánh giá ứng viên mạch lạc. Ngoài ra, doanh nghiệp dễ dàng thiết lập lộ trình phát triển và hỗ trợ nâng cao năng lực cho đội ngũ hiện tại.
Ra quyết định nhanh hơn nhờ dữ liệu rõ ràng
Hệ thống cung cấp báo cáo trực quan về hiệu suất, tỉ lệ nghỉ việc, mức độ hoàn thành mục tiêu. Giám đốc hoặc trưởng phòng có thể nắm bắt tình hình nhân sự để đưa ra điều chỉnh phù hợp.
Hỗ trợ tuân thủ quy định pháp luật và quy trình nội bộ
Việc lưu trữ hợp đồng, bảng chấm công, đơn từ đúng định dạng và đúng thời điểm giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng các yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra nếu có.
4. Bí quyết triển khai HRM system hiệu quả cho doanh nghiệp
Việc triển khai HRM system kém hiệu quả chưa chắc vì phần mềm kém chất lượng, mà vì thiếu sự chuẩn bị và định hướng rõ ràng ngay từ đầu. Để tránh điều đó, có một vài nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp nên cân nhắc.
Trước hết, cần hiểu rõ nhu cầu nội tại: doanh nghiệp đang gặp khó khăn ở khâu nào? Tuyển dụng? Chấm công? Lưu trữ hồ sơ? Việc xác định đúng vấn đề sẽ giúp chọn đúng giải pháp HRM, không dư thừa, cũng không thiếu hụt.
Phần mềm cũng nên chọn loại có giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Nhân viên các phòng ban sẽ là người sử dụng hàng ngày, nếu hệ thống quá phức tạp hoặc giao diện rối rắm, họ dễ bỏ cuộc hoặc sử dụng sai cách. Sự thân thiện và linh hoạt trong thiết kế luôn là điểm cộng lớn.
Triển khai một hệ thống mới cần có người dẫn dắt. Doanh nghiệp nên phân công một nhóm phụ trách rõ ràng, vừa để phối hợp với nhà cung cấp, vừa để giải quyết các thắc mắc trong nội bộ. Và điều quan trọng không kém là truyền thông rõ ràng: tại sao triển khai, có lợi gì cho từng bộ phận, ai hỗ trợ khi gặp khó khăn…
Cuối cùng, đừng coi hệ thống là “cài đặt xong là xong”. Hãy liên tục lắng nghe phản hồi, đánh giá mức độ phù hợp và cập nhật những tính năng mới khi có nhu cầu phát sinh. Một HRM system hiệu quả là hệ thống “sống” luôn điều chỉnh theo thực tế thay đổi của doanh nghiệp.
5. HRM system toàn diện từ MISA AMIS
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến dữ liệu và tính kết nối trong quản trị nhân sự, MISA AMIS HRM mang đến một hệ thống linh hoạt, đồng bộ với khả năng ứng dụng thực tế cao.
Tất cả các nghiệp vụ từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, đến đào tạo, đánh giá đều được tích hợp trên cùng một nền tảng, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.
- Tuyển dụng thông minh với quy trình khép kín, theo dõi ứng viên theo từng giai đoạn
- Chấm công – tính lương tự động, đồng bộ với máy chấm công và nội quy công ty, hỗ trợ tính lương theo nhiều hình thức khác nhau mà không cần thao tác thủ công.
- Hồ sơ nhân sự điện tử cho phép lưu trữ và tra cứu toàn bộ thông tin nhân viên một cách có hệ thống, thuận tiện cho việc rà soát và cập nhật.
- Đánh giá hiệu suất linh hoạt theo KPI, OKR hoặc bộ tiêu chí riêng, có thể theo dõi tiến độ, nhận phản hồi và tổng hợp kết quả ngay trên hệ thống.
- Giao tiếp nội bộ thuận tiện với các tính năng gửi thông báo, trao đổi tài liệu, truyền thông văn hóa doanh nghiệp đến toàn bộ nhân sự.
- Hệ thống báo cáo – phân tích dữ liệu trực quan giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Kết nối dễ dàng với phần mềm CRM, phần mềm kế toán để mọi dữ liệu luôn chính xác.
Hiện đã có hơn 17.000 doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng MISA AMIS HRM. Từ công ty nhỏ đến doanh nghiệp hàng nghìn nhân sự, hệ thống luôn cho thấy khả năng đáp ứng linh hoạt, dễ triển khai và mang lại hiệu quả rõ rệt trong vận hành. Trải nghiệm ngay trong 14 ngày, hoàn toàn miễn phí khi đăng ký tại đây.
Việc áp dụng HRM system giúp doanh nghiệp vận hành công việc hiệu quả hơn, giảm bớt áp lực từ những công việc hành chính lặp đi lặp lại. Dù quy mô công ty lớn hay nhỏ, việc số hóa quản trị nhân sự sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên, đồng thời tạo điều kiện để nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng và chính xác các thông tin quan trọng. Với sự hỗ trợ từ HRM system, quản trị nhân sự sẽ trở nên linh hoạt, chủ động và mang tính chiến lược hơn.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
