Cách Quản Lý và Lưu Trữ Hồ Sơ Trong Doanh Nghiệp Hiệu Quả | Hướng Dẫn 2025

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ không còn đơn thuần là sắp xếp giấy tờ trong tủ tài liệu. Nó trở thành một phần thiết yếu trong quá trình vận hành, giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tuân thủ pháp lý và hỗ trợ ra quyết định chính xác.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn gặp khó khăn trong việc tổ chức kho hồ sơ một cách khoa học – từ phân loại, truy xuất đến bảo mật thông tin. Vậy cách lưu trữ hồ sơ nào hiệu quả và tối ưu nhất hiện nay? Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp bạn từng bước xây dựng hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp, hiện đại và bền vững.

1. Lưu trữ hồ sơ là gì?

Lưu trữ hồ sơ là quá trình thu thập, sắp xếp, bảo quản và quản lý các loại tài liệu, dữ liệu, văn bản… nhằm mục đích sử dụng trong hiện tại và tương lai. Việc lưu trữ có thể thực hiện theo hình thức truyền thống (giấy tờ, tủ hồ sơ) hoặc hiện đại (số hóa, lưu trữ điện tử trên phần mềm, nền tảng đám mây).

1.1 Mục đích của lưu trữ hồ sơ:

• Đảm bảo thông tin được bảo toàn đầy đủ và chính xác.

• Dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

• Tuân thủ quy định pháp luật và yêu cầu kiểm tra, kiểm toán.

• Tối ưu hóa quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc.

1.2 Các loại hồ sơ thường được lưu trữ:

• Hồ sơ nhân sự.

• Hồ sơ kế toán – tài chính.

• Hồ sơ pháp lý, hợp đồng.

• Hồ sơ hành chính – văn thư.

• Hồ sơ chuyên môn theo lĩnh vực hoạt động.

Lưu trữ hồ sơ hiệu quả là nền tảng giúp doanh nghiệp và tổ chức vận hành chuyên nghiệp, tránh thất lạc dữ liệu và giảm thiểu rủi ro trong quản trị thông tin.

2. Phân loại hồ sơ cần lưu trữ

Trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, hồ sơ phát sinh từ nhiều bộ phận và nghiệp vụ khác nhau. Việc phân loại hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp cho quá trình lưu trữ được khoa học, thuận tiện khi quản lý và tra cứu. Dưới đây là các nhóm hồ sơ phổ biến cần được lưu trữ một cách có hệ thống:

2.1 Hồ sơ hành chính

Bao gồm các văn bản, tài liệu liên quan đến công tác điều hành, quản trị và giao tiếp nội bộ như: công văn đi – đến, quyết định nội bộ, biên bản họp, thông báo, tờ trình, kế hoạch công tác… Đây là loại hồ sơ thể hiện các hoạt động hành chính thường nhật của tổ chức, cần được lưu trữ để làm căn cứ giải trình, tham khảo và kiểm tra nội bộ.

2.2 Hồ sơ nhân sự

Các hồ sơ này liên quan đến quá trình tuyển dụng, quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên. Gồm hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, bảng chấm công, đánh giá năng lực, bảo hiểm, nghỉ việc. Việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi của người lao động và đáp ứng yêu cầu pháp lý.

2.3 Hồ sơ tài chính – kế toán

Gồm hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, bảng lương, phiếu thu – chi, hợp đồng thanh toán… Đây là loại hồ sơ quan trọng liên quan đến tiền bạc và nghĩa vụ thuế, thường phải tuân thủ chặt chẽ về thời hạn lưu trữ và bảo mật theo quy định pháp luật.

2.4 Hồ sơ pháp lý – hợp đồng

Bao gồm các tài liệu có giá trị pháp lý như giấy phép kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu, điều lệ công ty, các hợp đồng ký kết với đối tác, biên bản thỏa thuận, hồ sơ pháp lý dự án. Nhóm hồ sơ này đóng vai trò làm bằng chứng pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra pháp luật.

2.5 Hồ sơ sản xuất – vận hành

Liên quan đến quy trình, kỹ thuật, chất lượng và hoạt động sản xuất như: quy trình sản xuất, phiếu kiểm định chất lượng, nhật ký vận hành máy móc, lệnh sản xuất, hồ sơ bảo trì… Các văn bản này hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chất lượng và cải tiến quy trình hiệu quả.

Xem thêm: Top 10 Phần mềm nhân sự HRM tốt nhất hiện nay

3. Các cách thức lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Tùy vào đặc thù hoạt động và quy mô tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc kết hợp nhiều phương pháp lưu trữ hồ sơ khác nhau. Hiện nay, hai cách thức phổ biến nhất là lưu trữ vật lý (hồ sơ giấy) và lưu trữ điện tử (hồ sơ số).

3.1 Lưu trữ vật lý (hồ sơ giấy)

Đây là phương thức truyền thống, trong đó hồ sơ được in hoặc viết tay, lưu giữ trong tủ hồ sơ, kệ tài liệu hoặc kho lưu trữ. Dù có nhiều hạn chế về diện tích và khả năng tra cứu, lưu trữ vật lý vẫn cần thiết với các loại hồ sơ có giá trị pháp lý gốc hoặc chưa thể số hóa.

Hồ sơ cần được phân loại theo loại hình (hành chính, nhân sự, kế toán), theo đơn vị phòng ban hoặc theo thời gian. Việc mã hóa và đánh số hồ sơ giúp tra cứu nhanh chóng và tránh thất lạc. Có thể áp dụng phương pháp phân loại ABC, mã màu, hoặc hệ thống số thứ tự có định danh rõ ràng.

Kho lưu trữ cần được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh sáng trực tiếp, ẩm mốc hoặc mối mọt. Nên sử dụng tủ chuyên dụng, có khoá an toàn, và trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy. Ngoài ra, nên kiểm tra định kỳ tình trạng hồ sơ để xử lý kịp thời các hư hỏng.

3.2 Lưu trữ điện tử (hồ sơ số)

Với sự phát triển của công nghệ, việc lưu trữ hồ sơ điện tử ngày càng trở nên phổ biến nhờ tính tiện lợi, tiết kiệm không gian và khả năng truy cập từ xa.

• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu (DMS): Các phần mềm DMS (Document Management System) cho phép người dùng tạo lập, lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trên một nền tảng số. Hệ thống thường tích hợp các tính năng như lập chỉ mục tự động, cảnh báo thời hạn lưu trữ, cấp quyền truy cập theo vai trò…
• Lưu trữ đám mây và máy chủ nội bộ: Tài liệu số có thể được lưu trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp (on-premise) hoặc trên nền tảng điện toán đám mây (cloud). Lưu trữ trên cloud giúp truy cập linh hoạt mọi lúc, mọi nơi. Trong khi lưu trên máy chủ nội bộ phù hợp với tổ chức yêu cầu bảo mật cao và có hạ tầng IT riêng.

Dữ liệu số cần được mã hóa, sao lưu định kỳ và có hệ thống phân quyền chặt chẽ để kiểm soát ai được xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu. Ngoài ra, cần thiết lập chính sách bảo mật rõ ràng, sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) và thường xuyên cập nhật phần mềm để tránh rò rỉ thông tin.

4. Quy trình lưu trữ hồ sơ

Để hệ thống hồ sơ được quản lý hiệu quả, dễ dàng truy xuất và đảm bảo tuân thủ pháp lý, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học và nhất quán. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình lưu trữ hồ sơ:

4.1 Bước 1: Thu thập và phân loại hồ sơ

Hồ sơ được tập hợp từ các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ sau khi đã hoàn tất xử lý. Ở bước này, cần xác định loại hồ sơ (hành chính, nhân sự, tài chính, pháp lý…), thời gian phát sinh và bộ phận phụ trách. Việc phân loại rõ ràng ngay từ đầu giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian khi lưu trữ và tra cứu về sau.

4.2 Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ

Trước khi đưa vào hệ thống lưu trữ, hồ sơ cần được rà soát để loại bỏ hồ sơ không hợp lệ, đồng thời bổ sung kịp thời nếu còn thiếu dữ liệu.

• Có đầy đủ chữ ký, dấu mộc nếu là bản giấy
• Thông tin không thiếu trang, không bị trùng lặp
• Không có lỗi định dạng (đối với tài liệu điện tử)

4.3 Bước 3: Gắn mã, lập danh mục

Mỗi hồ sơ nên được gắn mã định danh riêng để dễ dàng tìm kiếm và quản lý. Mã hóa có thể theo số thứ tự, ngày tháng, phòng ban hoặc loại tài liệu. Sau đó, lập danh mục hồ sơ kèm theo thông tin mô tả: tên hồ sơ, người lập, thời gian lưu, nơi lưu… dưới dạng bảng hoặc file quản lý để theo dõi.

4.4 Bước 4: Lưu trữ theo hệ thống

Hồ sơ được sắp xếp và lưu vào vị trí cố định theo hệ thống đã thiết lập:

• Với hồ sơ giấy: lưu vào bìa, cặp, hộp hoặc tủ hồ sơ có nhãn, theo đúng thứ tự đã mã hóa.
• Với hồ sơ điện tử: lưu trên thư mục mạng, phần mềm DMS hoặc nền tảng lưu trữ đám mây, có phân quyền truy cập rõ ràng.

4.5 Bước 5: Kiểm tra định kỳ, cập nhật và loại bỏ hồ sơ hết hiệu lực

Doanh nghiệp cần kiểm tra kho hồ sơ theo chu kỳ (hàng quý, 6 tháng, hàng năm) để đánh giá tình trạng, tính cập nhật và hiệu lực của từng tài liệu. Những hồ sơ hết thời hạn lưu trữ theo quy định sẽ được xử lý theo chính sách tiêu hủy an toàn hoặc chuyển sang lưu trữ lâu dài nếu có giá trị đặc biệt.

5. Quy định pháp lý và thời hạn lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ không chỉ mang tính quản lý nội bộ mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với tổ chức, doanh nghiệp. Tuân thủ đúng quy định về thời hạn và hình thức lưu trữ sẽ đảm bảo quyền và nghĩa vụ liên quan đến các bên liên quan như nhà nước, người lao động, khách hàng và đối tác.

Khi hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ và không còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp cần có quy trình xử lý an toàn và minh bạch:

Đối với hồ sơ giấy:

• Lập biên bản xác nhận hết hiệu lực
• Trình phê duyệt tiêu hủy từ người có thẩm quyền
• Tiêu hủy bằng các phương pháp an toàn: cắt nhỏ, đốt, nghiền
• Lưu biên bản tiêu hủy

Đối với hồ sơ điện tử:

• Gỡ quyền truy cập và sao lưu
• Xác nhận xóa hoặc lưu trữ ngoại tuyến nếu cần
• Cập nhật lại danh mục hồ sơ

Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tối ưu công tác lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

6. Tiêu chí đánh giá hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Để đánh giá hệ thống quản lý hồ sơ có thực sự hiệu quả hay chưa, hãy dựa trên các tiêu chí sau:

• Truy xuất nhanh chóng, không sai sót

• Tiết kiệm chi phí vận hành, không chiếm diện tích

• Đảm bảo bảo mật dữ liệu, phân quyền rõ ràng

• Phù hợp với quy mô và đặc thù từng phòng ban

• Dễ triển khai, dễ sử dụng và có khả năng mở rộng linh hoạt

7. Giải pháp tối ưu công tác lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình lưu trữ, đặc biệt khi khối lượng hồ sơ ngày càng tăng và tính chất ngày càng đa dạng. Hồ sơ giấy dễ hư hỏng, thất lạc; trong khi hồ sơ điện tử lại tiềm ẩn rủi ro bảo mật. Ngoài ra, việc thiếu hệ thống phân quyền và quy trình tra cứu rõ ràng cũng khiến thông tin bị tắc nghẽn hoặc xử lý sai lệch.

Để khắc phục những vấn đề này, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp hiện đại như số hóa hồ sơ, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và thiết lập quy trình lưu trữ khoa học.

7.1 Chuyển đổi số: số hóa hồ sơ giấy

Doanh nghiệp nên đẩy mạnh quá trình chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ số để bảo toàn dữ liệu, tiết kiệm không gian và dễ dàng tìm kiếm. Công cụ như AMIS Thông tin nhân sự hỗ trợ số hóa, lưu trữ tập trung và phân quyền rõ ràng. Hệ thống hiện có bản dùng thử miễn phí, phù hợp để bắt đầu áp dụng.

7.2 Thiết lập quy trình rõ ràng và đào tạo nhân sự

Xây dựng quy trình lưu trữ cụ thể cho từng loại hồ sơ, kết hợp với đào tạo nhân viên về phân loại, đặt tên tệp, và quy định truy cập giúp đồng bộ và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ.

7.3 Kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu quả lưu trữ

Doanh nghiệp nên định kỳ rà soát kho lưu trữ, đánh giá khả năng truy xuất và cập nhật quy trình khi cần thiết. Việc này giúp ngăn ngừa quá tải thông tin, phát hiện kịp thời các lỗ hổng bảo mật và cải thiện hiệu suất làm việc.

8. Kết luận

Với những thông tin đã chia sẻ, bài viết hy vọng mang đến cái nhìn tổng quan và thực tiễn về việc lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp. Đây là hoạt động cần được đầu tư bài bản để hỗ trợ quản trị, đảm bảo tính tuân thủ và tối ưu hiệu quả vận hành. Việc ứng dụng công nghệ, xây dựng quy trình rõ ràng và đào tạo nhân sự là hướng đi cần thiết. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những thay đổi nhỏ để dần hình thành hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp hơn.