Quản lý nhà cung cấp là gì? ‘Nghệ thuật” biến nhà cung cấp thành bạn

Nhà quản trị có biết: Nhà cung cấp không chỉ là đối tác mà còn là một trong những yếu tố quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong kỷ nguyên VUCA và TUNA đầy biến động? Qua bài viết MISA AMIS sẽ ‘vén màn bí mật’ về ‘nghệ thuật’ quản lý nhà cung cấp và biến nhà cung cấp trở thành bạn hàng, đối tác và là yếu tố cạnh tranh của doanh nghiệp.

1. Quản lý nhà cung cấp – ‘Mắt xích’ then chốt trong thành công của doanh nghiệp

1.1 Quản lý nhà cung cấp là gì?

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, doanh nghiệp không hoạt động đơn lẻ mà là một phần của mạng lưới phức tạp, trong đó nhà cung cấp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vậy, quản lý nhà cung cấp (Supplier Management) thực chất là gì?

Quản lý nhà cung cấp là một quá trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh, liên quan đến công việc quản lý và điều hành mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các đối tác cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là một phần thiết yếu của quản lý chuỗi cung ứng và quản lý mua hàng, nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể nhận được hàng hóa và dịch vụ đúng thời gian, chất lượng và chi phí tối ưu.

Quản lý nhà cung cấp không chỉ đơn thuần là giao dịch mua bán mà còn bao gồm việc xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài, bền vững với các nhà cung cấp. Điều này giúp tạo ra giá trị kéo dài cho cả hai bên trong mối quan hệ kinh doanh.

1.2 Tầm quan trọng và lợi ích của việc quản lý tốt mối quan hệ với nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp đầu tư vào quản lý nhà cung cấp và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, những lợi ích nhận được là vô cùng to lớn và đa dạng:

• Giảm chi phí mua hàng: Đàm phán giá ưu đãi, tối ưu hóa điều khoản thanh toán, giảm chi phí vận chuyển, lưu kho, và các chi phí phát sinh khác.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu ổn định, giảm tỷ lệ hàng lỗi, hàng kém chất lượng, cải thiện độ tin cậy của sản phẩm/dịch vụ.
• Đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và đúng hạn: Giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và giao hàng cho khách hàng đúng hẹn.
• Tăng cường khả năng đổi mới sáng tạo: Hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp để tiếp cận công nghệ mới, vật liệu mới, ý tưởng mới, và cùng nhau phát triển sản phẩm/dịch vụ đột phá.
• Xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững: Tạo ra chuỗi cung ứng khác biệt, linh hoạt, hiệu quả và có khả năng đáp ứng nhanh chóng với thay đổi thị trường.
• Tăng cường sự tin tưởng và hợp tác: Xây dựng mối quan hệ đối tác tin cậy, lâu dài, dựa trên sự tôn trọng, minh bạch và lợi ích win-win.
• Giảm thiểu rủi ro và ứng phó linh hoạt với biến động: Tăng cường khả năng dự báo, phòng ngừa và ứng phó với các rủi ro trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và ổn định.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận: Tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua hàng, sản xuất, bán hàng, giảm chi phí, tăng doanh thu và cải thiện lợi nhuận tổng thể.

2. Phân loại cấp độ nhà cung cấp

2.1 Phân loại nhà cung cấp theo sản phẩm/dịch vụ

• Nhà cung cấp nguyên liệu, vật tư, thiết bị: Cung cấp các nguyên liệu thô, vật tư, sự kiện và thiết bị cần thiết cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp
• Nhà cung cấp dịch vụ gia công: Cung cấp dịch vụ gia công, chế độ sản phẩm theo yêu cầu của doanh nghiệp khác

Ngoài ra, trên thị trường còn có các đơn vị cho thuê mặt bằng văn phòng; đơn vị thiết kế, thi công lắp đặt nội thất văn phòng; đơn vị cung cấp dịch vụ Internet, đơn vị cung cấp dịch vụ cây xanh văn phòng…

2.2 Phân loại cấp độ nhà cung cấp

Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, một số cấp độ phổ biến bao gồm:

• Nhà cung cấp chiến lược (Strategic Suppliers): Đây là những nhà cung cấp quan trọng nhất, cung cấp các nguyên vật liệu, dịch vụ thiết yếu cho hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. Họ thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí mua hàng, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ và chuỗi cung ứng.
• Nhà cung cấp quan trọng (Critical Suppliers): Nhóm nhà cung cấp này cũng rất quan trọng, nhưng mức độ ảnh hưởng có thể thấp hơn nhà cung cấp chiến lược. Họ cung cấp các sản phẩm/dịch vụ quan trọng nhưng có thể tìm kiếm nguồn cung thay thế dễ dàng hơn.
• Nhà cung cấp thông thường (Routine Suppliers): Đây là nhóm nhà cung cấp chiếm số lượng lớn, cung cấp các sản phẩm/dịch vụ thông thường, không quá quan trọng và dễ dàng tìm kiếm nguồn cung thay thế. Chi phí mua hàng từ nhóm này thường tiết kiệm hơn. Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình quản lý đơn giản, tự động hóa cho nhóm nhà cung cấp này, tập trung vào hiệu quả chi phí và giảm thiểu thủ tục.
• Nhà cung cấp tiềm năng (Potential Suppliers): Nhóm nhà cung cấp mới nổi, có tiềm năng phát triển hoặc có thể cung cấp các sản phẩm/dịch vụ mới, sáng tạo. Doanh nghiệp chủ động tìm kiếm, đánh giá và xây dựng mối quan hệ để đa dạng hóa nguồn cung, tiếp cận công nghệ mới và tạo lợi thế cạnh tranh trong tương lai.

Việc phân loại nhà cung cấp giúp doanh nghiệp ưu tiên nguồn lực và áp dụng các chiến lược quản lý khác nhau cho từng nhóm. Ví dụ: với nhóm nhà cung cấp chiến lược, doanh nghiệp tập trung xây dựng mối quan hệ đối tác, chia sẻ thông tin, hợp tác phát triển, đầu tư vào công nghệ và hệ thống quản lý chuyên sâu. Hãy duy trì mối quan hệ tốt, đảm bảo nguồn cung ổn định, thương lượng giá cả cạnh tranh, và chuẩn bị sẵn sàng phương án dự phòng với các nhà cung cấp quan trọng.

Mời anh chị tham khảo thêm Nền tảng MISA AMIS – Giải pháp quản lý, đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp:

Dùng thử miễn phí

• Quản lý thông tin, so sánh đánh giá các nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp theo dõi và cập nhật thông tin kịp thời.
• Ghi nhận toàn bộ lịch sử giao dịch với các nhà cung cấp, tạo điều kiện để đánh giá hiệu quả hợp tác.
• Theo dõi và quản lý các hợp đồng cung cấp, kiểm soát các điều khoản và cam kết giữa hai bên.
• Cập nhật tình trạng thanh toán với các nhà cung cấp, đối chiếu các khoản chi tiêu và công nợ.

3. Quy trình quản lý nhà cung cấp chuyên nghiệp

Để quản lý nhà cung cấp một cách bài bản và hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng và tuân thủ một quy trình quản lý nhà cung cấp chuyên nghiệp, bao gồm các bước chính sau:

3.1. Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá và phân loại nhà cung cấp phù hợp

Một số tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phổ biến bao gồm:

Sau khi xác định tiêu chí, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống phân loại nhà cung cấp dựa trên các cấp độ (chiến lược, quan trọng, thông thường, tiềm năng) như đã đề cập ở phần 2. Hệ thống phân loại này sẽ là cơ sở để áp dụng các chiến lược quản lý và xây dựng mối quan hệ phù hợp với từng nhóm nhà cung cấp.

3.2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng

Bước tiếp theo là tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng các tiêu chí đã xác định. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều kênh khác nhau để tìm kiếm nhà cung cấp, bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường trực tuyến: Tìm kiếm trên internet, các trang thương mại điện tử B2B, mạng xã hội, diễn đàn, website chuyên ngành.
• Tham gia hội chợ, triển lãm thương mại: Gặp gỡ trực tiếp các nhà cung cấp, tìm hiểu sản phẩm/dịch vụ, đánh giá năng lực và xây dựng mối quan hệ.
• Mạng lưới quan hệ: Hỏi ý kiến giới thiệu từ đối tác, khách hàng, đồng nghiệp, hiệp hội ngành nghề.
• Đề xuất từ nội bộ: Thu thập thông tin từ các bộ phận liên quan (mua hàng, kỹ thuật, sản xuất…) về các nhà cung cấp tiềm năng.…

Sau khi có danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp cần lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp nhất dựa trên hệ thống tiêu chí đánh giá đã xây dựng. Quá trình lựa chọn có thể bao gồm các bước:

• Gửi yêu cầu thông tin: Thu thập thông tin chung về nhà cung cấp (năng lực, kinh nghiệm, sản phẩm/dịch vụ…).
• Gửi yêu cầu báo giá: Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp báo giá chi tiết cho các sản phẩm/dịch vụ cụ thể.
• Gửi yêu cầu đề xuất: Yêu cầu nhà cung cấp đề xuất giải pháp, phương án cung cấp hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các yếu tố kỹ thuật, tài chính, và dịch vụ.
• Đánh giá và so sánh các đề xuất: So sánh các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đánh giá, điểm mạnh, điểm yếu, và khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

3.3. Đánh giá và thẩm định nhà cung cấp, xác định nhà cung cấp phù hợp

Bước này đi sâu vào đánh giá và thẩm định năng lực của các nhà cung cấp tiềm năng đã được lựa chọn ở bước trước. Mục tiêu là xác định nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và tiêu chuẩn của doanh nghiệp:

• Thu thập thông tin chi tiết: Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thêm thông tin về năng lực tài chính, năng lực sản xuất, quy trình kiểm soát chất lượng, chứng chỉ, giải thưởng, khách hàng tham khảo…
• Tham quan trực tiếp nhà máy/cơ sở sản xuất: Đánh giá trực tiếp cơ sở vật chất, quy trình sản xuất, hệ thống quản lý chất lượng, điều kiện làm việc…
• Phỏng vấn nhà cung cấp: Trao đổi trực tiếp với đại diện nhà cung cấp để hiểu rõ hơn về năng lực, chiến lược, văn hóa doanh nghiệp, và khả năng hợp tác.
• Kiểm tra chất lượng mẫu sản phẩm/dịch vụ: Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp mẫu sản phẩm/dịch vụ để kiểm tra chất lượng, độ tin cậy và khả năng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
• Tham khảo ý kiến khách hàng hiện tại của nhà cung cấp: Liên hệ với khách hàng hiện tại của nhà cung cấp để thu thập thông tin phản hồi về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, dịch vụ hỗ trợ, và kinh nghiệm hợp tác.
• Đánh giá rủi ro: Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến nhà cung cấp (tài chính, hoạt động, pháp lý, đạo đức…) và khả năng ứng phó rủi ro của nhà cung cấp.

Kết quả của quá trình đánh giá và thẩm định sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất, đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, giá cả, năng lực, uy tín, và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.

3.4. Đàm phán và ký kết hợp đồng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, bước tiếp theo là đàm phán và ký kết hợp đồng. Hợp đồng là văn bản pháp lý quan trọng, quy định rõ ràng các điều khoản, điều kiện hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên.
Các điều khoản quan trọng cần được đàm phán và ghi rõ trong hợp đồng bao gồm:

• Thông tin về sản phẩm/dịch vụ: Mô tả chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, đơn vị tính, quy cách đóng gói.
• Giá cả và điều khoản thanh toán: Giá đơn vị, tổng giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, điều kiện thanh toán, chính sách chiết khấu (nếu có).
• Thời gian và địa điểm giao hàng: Lịch trình giao hàng, địa điểm giao hàng, điều kiện giao hàng, trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa.
• Điều khoản về chất lượng: Tiêu chuẩn chất lượng, quy trình kiểm tra chất lượng, trách nhiệm khi hàng hóa không đạt chất lượng, điều khoản bảo hành, đổi trả.
• Điều khoản về số lượng và đơn hàng tối thiểu: Số lượng đơn hàng tối thiểu, quy định về thay đổi số lượng đơn hàng, điều khoản phạt vi phạm hợp đồng (nếu có).
• Điều khoản về bảo mật thông tin: Cam kết bảo mật thông tin kinh doanh, thông tin khách hàng, thông tin bí mật của cả hai bên.
• Thời hạn hợp đồng và điều khoản chấm dứt hợp đồng: Thời gian hiệu lực của hợp đồng, điều kiện gia hạn hợp đồng, điều khoản chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Điều khoản về giải quyết tranh chấp: Phương thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, trọng tài, tòa án), luật áp dụng, địa điểm giải quyết tranh chấp.
• Các điều khoản khác: Bất khả kháng, điều khoản về sở hữu trí tuệ, điều khoản về bảo vệ môi trường, lao động (nếu cần thiết).

Quá trình đàm phán cần dựa trên nguyên tắc win-win, đảm bảo lợi ích hài hòa cho cả hai bên. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin, nắm vững lợi thế đàm phán, và sử dụng kỹ năng đàm phán hiệu quả để đạt được các điều khoản hợp đồng tốt nhất. Hợp đồng cần được soạn thảo rõ ràng, chi tiết, và được xem xét kỹ lưỡng bởi bộ phận pháp chế trước khi ký kết.

>> Trải nghiệm ngay: Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả tốt nhất 2025

3.5. Quản lý quan hệ và vận hành

Giai đoạn quản lý quan hệ và vận hành là vô cùng quan trọng để đảm bảo hợp tác hiệu quả và bền vững với nhà cung cấp. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động:

• Thiết lập kênh giao tiếp hiệu quả: Xây dựng các kênh giao tiếp đa dạng, linh hoạt và thường xuyên với nhà cung cấp (họp định kỳ, email, điện thoại, cổng thông tin nhà cung cấp…). Đảm bảo thông tin được trao đổi minh bạch, kịp thời và chính xác giữa hai bên.
• Theo dõi và giám sát hiệu suất nhà cung cấp: Sử dụng các KPIs (chỉ số hiệu suất chính) đã được xác định để theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp về chất lượng, thời gian giao hàng, chi phí, dịch vụ… Đánh giá định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hàng năm) để nắm bắt tình hình và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Giải quyết vấn đề và xử lý sự cố: Xây dựng quy trình xử lý khiếu nại và giải quyết tranh chấp nhanh chóng, hiệu quả. Chủ động hỗ trợ nhà cung cấp giải quyết các vấn đề phát sinh và cùng nhau tìm kiếm giải pháp tối ưu.
• Hợp tác và phát triển: Xây dựng mối quan hệ đối tác tin cậy, bền vững, dựa trên sự tôn trọng, chia sẻ thông tin, và hợp tác cùng phát triển. Khuyến khích nhà cung cấp tham gia vào quá trình đổi mới sáng tạo, cải tiến sản phẩm/dịch vụ, và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.
• Thăm hỏi và đánh giá định kỳ: Thường xuyên thăm hỏi, gặp gỡ đại diện nhà cung cấp để duy trì mối quan hệ, trao đổi thông tin, và cập nhật tình hình. Đánh giá lại mối quan hệ và điều chỉnh chiến lược hợp tác khi cần thiết.
• Ghi nhận và khen thưởng: Ghi nhận và khen thưởng những nhà cung cấp có hiệu suất cao, đóng góp tích cực vào thành công của doanh nghiệp. Tạo động lực và khuyến khích nhà cung cấp tiếp tục cải thiện.

3.6. Đánh giá lại và cải tiến

Quy trình quản lý nhà cung cấp không dừng lại ở giai đoạn vận hành, mà cần được đánh giá lại và cải tiến liên tục để đảm bảo luôn phù hợp với sự thay đổi của thị trường, công nghệ, và nhu cầu kinh doanh.
Các hoạt động đánh giá lại và cải tiến bao gồm:

• Đánh giá hiệu quả tổng thể của quy trình quản lý nhà cung cấp: Xem xét lại toàn bộ quy trình từ xác định nhu cầu, tìm kiếm, lựa chọn, đánh giá, đàm phán, vận hành, đến đánh giá lại. Đo lường hiệu quả so với mục tiêu đã đề ra, xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến.
• Thu thập phản hồi từ các bên liên quan: Thu thập ý kiến phản hồi từ các bộ phận nội bộ (mua hàng, sản xuất, kho vận, chất lượng…) và từ chính nhà cung cấp về quy trình quản lý hiện tại.
• Phân tích dữ liệu và xu hướng: Phân tích dữ liệu hiệu suất nhà cung cấp, chi phí mua hàng, thời gian giao hàng, tỷ lệ hàng lỗi… để nhận diện xu hướng và vấn đề tiềm ẩn. Nghiên cứu xu hướng mới trong quản lý chuỗi cung ứng, công nghệ, và thị trường.
• Đề xuất và thực hiện cải tiến: Dựa trên kết quả đánh giá và phân tích, đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, công nghệ, chính sách, và mối quan hệ với nhà cung cấp. Lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp cải tiến một cách có hệ thống và theo dõi hiệu quả.
• Đào tạo và nâng cao năng lực: Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ quản lý nhà cung cấp về kiến thức, kỹ năng, và công cụ mới. Khuyến khích văn hóa học hỏi và cải tiến liên tục trong tổ chức.
• Việc đánh giá lại và cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quy trình quản lý nhà cung cấp, thích ứng linh hoạt với thay đổi, và duy trì lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.

4. Bí quyết xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp

Mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp chính là nền tảng then chốt cho thành công trong quản lý. Để vun đắp mối quan hệ này, doanh nghiệp cần đặt chữ tín lên hàng đầu, tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản hợp đồng và thỏa thuận đã ký kết.

Giao tiếp hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng, đòi hỏi sự chủ động, thường xuyên, dựa trên tinh thần tôn trọng và lắng nghe ý kiến từ nhà cung cấp, đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng, kịp thời và mang tính xây dựng. Hợp tác quản lý rủi ro là yếu tố không thể thiếu, doanh nghiệp nên cùng nhà cung cấp xây dựng kế hoạch ứng phó và sẵn sàng hỗ trợ đối tác vượt qua những giai đoạn khó khăn.

Cuối cùng, ứng dụng công nghệ là đòn bẩy giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, cải thiện giao tiếp và xây dựng mối quan hệ vững chắc hơn với nhà cung cấp thông qua các phần mềm và công cụ trực tuyến hữu ích.

5. Kết luận

Quản lý nhà cung cấp hiệu quả không chỉ là bài toán chi phí, mà còn là vũ khí chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và gia tăng lợi thế cạnh tranh. MISA AMIS chúc bạn thành công!