Hướng dẫn xây dựng chính sách đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Đào tạo nhân sự giữ vai trò cốt lõi trong hệ thống chính sách quản trị nguồn lực của doanh nghiệp. Chương trình đào tạo là cần thiết để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập môi trường làm việc, hiểu rõ văn hóa, quy tắc và phong cách vận hành của tổ chức. Còn đối với đội ngũ hiện tại, đào tạo nội bộ còn là động lực phát triển kỹ năng chuyên môn, nâng cao tư duy linh hoạt và khả năng đáp ứng các yêu cầu công việc ngày càng cao. Làm thế nào để công tác đào tạo thực sự phát huy hiệu quả trong tổ chức? Ngay dưới đây MISA AMIS sẽ chia sẻ với bạn đọc cách xây dựng chính sách đào tạo nhân sự phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

1. Chính sách đào tạo nhân sự là gì?

Chính sách đào tạo nhân sự là tập hợp các quy định, định hướng, nguyên tắc và kế hoạch mà doanh nghiệp xây dựng nhằm tổ chức, quản lý và phát triển hoạt động đào tạo cho đội ngũ nhân lực của mình. Nội dung này bao gồm những mục tiêu cụ thể về đào tạo, hình thức triển khai, tiêu chí đánh giá cũng như quyền lợi của người tham gia đào tạo. Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng chính sách đào tạo phù hợp với chiến lược phát triển, văn hóa công ty và đặc thù từng lĩnh vực kinh doanh.

2. Tầm quan trọng của chính sách đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Một chính sách đào tạo được xây dựng bài bản giúp doanh nghiệp sớm xác định hướng phát triển năng lực cho từng cá nhân và cả tập thể. Nhờ đó, đội ngũ luôn được bồi dưỡng kỹ năng phù hợp với thực tế công việc, gắn kết hơn với tổ chức và dễ dàng thích nghi trước mọi thay đổi. Về lâu dài, doanh nghiệp chủ động nâng cao chất lượng nguồn lực, vận hành hiệu quả và phát triển bền vững hơn trong môi trường cạnh tranh.

• Phát triển đội ngũ đáp ứng nhu cầu thực tế: Chính sách đào tạo bài bản giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng đội ngũ có kỹ năng, kiến thức phù hợp với yêu cầu hiện tại và định hướng tương lai.
• Tăng tính linh hoạt, thích ứng với thay đổi: Nhân viên được cập nhật liên tục kiến thức mới, sẵn sàng ứng phó với biến động thị trường, thay đổi công nghệ hoặc yêu cầu công việc.
• Gắn kết và giữ chân nhân viên: Chính sách đào tạo rõ ràng tạo động lực phát triển, nhân viên cảm nhận được sự quan tâm, tăng sự gắn bó và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp: Đội ngũ liên tục phát triển là yếu tố giúp doanh nghiệp đổi mới, sáng tạo và giữ vững vị trí trên thị trường.
• Phát hiện, phát triển nhân sự tiềm năng: Doanh nghiệp dễ dàng nhận diện, bồi dưỡng nguồn lực kế thừa, giảm rủi ro thiếu hụt nhân tài khi có biến động nội bộ hoặc mở rộng quy mô.
• Hỗ trợ vận hành ổn định, giảm rủi ro: Quy trình hướng dẫn, đào tạo chuẩn hóa góp phần giảm sai sót, tăng hiệu quả vận hành ở tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp.

3. Các nguyên tắc xây dựng chính sách đào tạo nhân sự

Để chính sách đào tạo nhân sự phát huy hiệu quả đúng như kỳ vọng, doanh nghiệp cần xác lập một số nguyên tắc cốt lõi trong quá trình xây dựng và triển khai.

• Phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: Mọi hoạt động đào tạo cần đặt trong bối cảnh chung của mục tiêu phát triển, từng bước gắn kết chương trình đào tạo với nhu cầu sản xuất, kinh doanh cũng như kế hoạch mở rộng trong tương lai.
• Linh hoạt, dễ thích ứng: Chính sách đào tạo cần cập nhật thường xuyên để sát với thực tế, nhanh chóng điều chỉnh khi có biến động về công nghệ, thị trường hoặc thay đổi về tổ chức nhân sự.
• Đảm bảo tính đồng bộ và nhất quán: Quy định đào tạo nên được áp dụng cho toàn doanh nghiệp, tạo sự nhất quán giữa các phòng ban, đồng thời đảm bảo mỗi nhân viên đều có cơ hội tham gia phát triển năng lực.
• Kết hợp hài hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp và cá nhân: Chương trình đào tạo cần truyền đạt chọn lọc kỹ năng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời hỗ trợ nhân viên phát triển bản thân, tạo động lực học hỏi liên tục.
• Có lộ trình rõ ràng và tiêu chí đánh giá minh bạch: Mỗi chính sách đào tạo nên xác định mục tiêu cụ thể, thời gian thực hiện, các tiêu chí đánh giá đầu ra và gắn liền kết quả với chính sách khen thưởng, phát triển nghề nghiệp.
• Được sự đồng thuận và hỗ trợ từ ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo cần cam kết chỉ đạo, phân bổ nguồn lực cũng như tạo điều kiện để mọi hoạt động đào tạo diễn ra thuận lợi, hiệu quả và có chiều sâu.

4. Hướng dẫn xây dựng chính sách đào tạo nhân sự mới

Bước 1: Thiết kế chương trình đào tạo nhân viên mới

Trong bước này, bộ phận đào tạo cần thiết kế các chương trình đào tạo chung và riêng cho từng vị trí công việc. Đối với chương trình đào tạo chung, thực hiện đào tạo tập trung với mọi nhân viên. Với chương trình đào tạo riêng, xác định các kỹ năng, nghiệp vụ cần để phục vụ công việc theo mô tả công việc, phối hợp với trưởng bộ phận chuyên môn hoặc người được ủy quyền xây dựng tài liệu đào tạo, xác định người đào tạo (giảng viên đào tạo), thời lượng cho mỗi chương trình đào tạo.

Chương trình đào tạo nhân viên mới chỉ cần xây dựng 1 lần để áp dụng cho nhiều đợt tuyển dụng nhân sự mới. Các nội dung có thể được thêm, bớt, bổ sung, để phù hợp với tình hình đào tạo thực tế tại mỗi thời điểm. Hàng năm, doanh nghiệp nên rà soát lại hiệu quả và tính thực thi của mỗi chương trình đào tạo để điều chỉnh, xây mới nếu cần thiết.

Hoạt động đào tạo nhân sự mới được tổ chức nhằm mục đích chính giúp cho nhân viên mới tiếp nhận công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Các chương trình đào tạo nhân viên mới thường bao gồm:

• Đào tạo văn hóa doanh nghiệp, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và nguyên tắc phục vụ khách hàng.
• Đào tạo quy định, quy trình làm việc, an ninh, an toàn thông tin, an toàn lao động.
• Đào tạo am hiểu sản phẩm/dịch vụ, am hiểu khách hàng.
• Đào tạo kỹ năng công việc và nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên mới ra trường, nhân viên có kinh nghiệm nhưng thiếu kỹ năng, nghiệp vụ.

Bước 2: Sắp xếp lịch đào tạo

Người phụ trách cần lên lịch đào tạo cho nhân viên mới tham gia các chương trình đào tạo tập trung và chương trình đào tạo riêng. Lịch đào tạo căn cứ vào:

• Thời gian đi làm của nhân sự mới
• Thời gian làm việc của giảng viên đào tạo
• Địa điểm thực hiện đào tạo có sẵn hay có sự kiện khác?

Trong bước này, người phụ trách nên tổng hợp luôn danh sách nhân viên tham gia đào tạo và thông báo bằng email (hoặc hình thức khác) cho những người tham gia.

Bước 3: Tổ chức đào tạo cho nhân sự mới

Sau khi xây dựng kế hoạch, doanh nghiệp tiến hành tổ chức các chương trình đào tạo phù hợp cho từng nhóm đối tượng. Nhân sự mới sẽ được tham gia các buổi đào tạo tập trung với nội dung chung như giới thiệu doanh nghiệp, quy chế, văn hóa tổ chức. Song song đó, các vị trí công việc đặc thù sẽ tham dự đào tạo riêng theo nhóm/bộ phận hoặc cá nhân, do giảng viên trực tiếp hướng dẫn, cung cấp tài liệu chuyên sâu. Doanh nghiệp có thể kết hợp linh hoạt hình thức trực tiếp và đào tạo online để bảo đảm hiệu quả và tối ưu thời gian cho cả người học lẫn đơn vị tổ chức.

Bước 5: Đánh giá sau đào tạo

Doanh nghiệp tiến hành tổ chức các đợt kiểm tra, đánh giá cho nhân sự mới dựa trên nội dung đã được học. Quá trình này có thể bao gồm bài test kiến thức, bài thực hành kỹ năng hoặc phỏng vấn lại với cấp quản lý/bộ phận chuyên môn. Kết quả đánh giá sẽ phản ánh mức độ tiếp thu, khả năng vận dụng vào công việc thực tế và mức độ phù hợp với vị trí được giao. Dựa trên kết quả này, doanh nghiệp xác định rõ nhân sự nào đáp ứng đủ tiêu chí để tiến tới ký hợp đồng chính thức hoặc bố trí công việc lâu dài.

Trường hợp nhân viên chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp cân nhắc các phương án như đào tạo bổ sung, kéo dài thời gian thử việc hoặc chấm dứt hợp đồng trong trường hợp cần thiết. Việc đánh giá sau đào tạo được tiến hành minh bạch, bài bản để đảm bảo nhân sự đầu vào đáp ứng đúng tiêu chuẩn của tổ chức, kịp thời phát hiện những cá nhân nổi bật để tạo điều kiện phát triển.

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

5. Hướng dẫn xây dựng chính sách đào tạo nhân sự nội bộ

Các chính sách đào tạo nội bộ áp dụng cho toàn bộ nhân viên đang làm việc tại công ty nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ, phổ biến và ứng dụng kiến thức, kỹ năng mới cho nhân viên các cấp để đáp ứng yêu cầu nhân lực trong tương lai. Có nhiều khóa đào tạo chuyên sâu cho từng vị trí công việc, chẳng hạn như:

• Chương trình đào tạo cho quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, cán bộ nguồn
• Chương trình đào tạo cho nhân viên các bộ phận với kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ mới
• Chương trình đào tạo tư duy áp dụng với toàn bộ cán bộ nhân viên
• Bộ phận nhân sự: Đào tạo chiến lược nhân sự, Đào tạo quản trị thực thi theo hiệu quả KPIs, Đào tạo Chiến lược tuyển dụng nhân sự,…
• Bộ phận Kinh doanh: Đào tạo giám đốc kinh doanh, Đào tạo kinh doanh bất động sản, Đào tạo bán hàng và tư duy lấy khách hàng làm trọng tâm…
• Chương trình đào tạo chung: Design thinking, Critical and Logical Thinking (Tư duy phản biện và logic), Emotional Intelligence (Trí tuệ cảm xúc)…

Quy trình đào tạo nhân sự nội bộ trong doanh nghiệp thường được triển khai trong 4 bước.

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo nội bộ

Khi xác định nhu cầu đào tạo nội bộ, doanh nghiệp cần xác định được: Tại sao cần có chương trình đào tạo nội bộ đó? Đối tượng đào tạo là ai? Chương trình đào tạo cần đạt được mục tiêu gì?

Ở cấp độ tổ chức: Công tác đào tạo cần có sự ủng hộ, chấp thuận từ cấp lãnh đạo đến các quản lý cấp trung. Đào tạo cần gắn liền với chiến lược phát triển của tổ chức, được ứng dụng vào công việc và đem lại hiệu quả về mặt kinh tế cho doanh nghiệp trong tương lai.

Ở cấp độ thực hiện: Đánh giá thực trạng và hiệu quả làm việc tại các bộ phận, phát hiện các điểm yếu, vấn đề khiến công việc chưa đạt hiệu quả cao. Nếu vấn đề có thể được xử lý bằng cách tự đào tạo trong bộ phận, quản lý bộ phận đó có thể tự đào tạo nhân viên để tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Nếu yếu điểm không khắc phục được ở mức độ bộ phận, người phụ trách đào tạo sẽ ghi nhận lại vấn đề để thiết kế chương trình phù hợp.

Ở cấp độ cá nhân: Sử dụng phương pháp đo lường, thu thập thông tin như phỏng vấn, khảo sát, quan sát,… để theo dõi sát sao năng lực làm việc của từng nhân viên để lên lộ trình đào tạo phù hợp. Ngoài ra lấy góp ý, mong muốn của nhân viên muốn được đào tạo thêm kỹ năng, nghiệp vụ gì để phục vụ công việc thì có thể đề xuất.

Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo nội bộ

Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ hiệu quả cần dựa trên nhu cầu thực tế, tập trung vào các yếu tố sau:

• Chương trình đào tạo và mục tiêu: Ưu tiên các nội dung giúp giải quyết vấn đề cấp thiết hoặc nâng cao hiệu suất; xác định rõ mục tiêu mong muốn đạt được sau đào tạo.
• Đối tượng & thời gian đào tạo: Chọn đúng nhóm nhân sự, phòng ban, lên lịch triển khai phù hợp tiến độ công việc để tránh ảnh hưởng vận hành.
• Cách thức triển khai và hình thức: Lựa chọn cách đào tạo (offline, online, workshop, mentoring), phân công giảng viên hoặc chuyên gia phụ trách.
• Tài liệu và đánh giá: Phân công bộ phận chuẩn bị tài liệu, xây dựng bài kiểm tra đánh giá hiệu quả ngay sau đào tạo.
• Dự trù chi phí: Xác định ngân sách chi tiết cho từng chương trình, đảm bảo quản lý linh hoạt và kiểm soát chặt chẽ.

Bước 3: Triển khai đào tạo nội bộ

Mục tiêu của đào tạo là bổ sung kiến thức, rèn luyện kỹ năng và điều chỉnh thái độ cho người học. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp và hình thức phù hợp cho từng nhóm đối tượng để đảm bảo hiệu quả chuyển giao.

Đối với nhà quản trị, chuyên viên: Áp dụng các phương pháp như nghiên cứu tình huống, hội nghị, mô hình ứng xử, trò chơi quản trị, đào tạo bàn giấy, thực tập sinh, kỹ thuật nghe nhìn để tăng khả năng giải quyết vấn đề và phát triển năng lực lãnh đạo.

Đối với công nhân sản xuất hoặc nhân viên nghiệp vụ: Ưu tiên kèm cặp tại chỗ, học nghề, sử dụng mô hình mô phỏng, hoặc các khóa đào tạo chính quy để nâng cao tay nghề, đáp ứng yêu cầu thực tiễn sản xuất.

Bước 4 Đánh giá chương trình đào tạo

Việc đánh giá kỹ lưỡng là cơ sở điều chỉnh, hoàn thiện chính sách đào tạo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và tăng giá trị đầu tư cho phát triển đội ngũ lâu dài. Sau mỗi chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá để xác định mức độ phù hợp và hiệu quả thực tế so với mục tiêu đề ra:

• So sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau đào tạo để kiểm chứng kết quả đạt được.
• Thu thập ý kiến phản hồi của học viên về nội dung khoá học, chất lượng giảng viên và hình thức triển khai.
• Khảo sát nhu cầu tham gia các chương trình đào tạo nâng cao, bổ sung trong tương lai.

6. Một số chính sách đào tạo phổ biến doanh nghiệp nên áp dụng

Chính sách hỗ trợ học phí, cấp chứng chỉ

Doanh nghiệp đài thọ hoặc hỗ trợ một phần chi phí cho nhân viên tham gia các khoá học, chương trình chứng chỉ chuyên ngành. Điều này vừa khuyến khích học tập, vừa tăng trình độ chuyên môn cho đội ngũ, đồng thời giúp doanh nghiệp sở hữu nguồn nhân lực được công nhận theo chuẩn mực ngoài tổ chức.

Chính sách đào tạo định kỳ, cập nhật kỹ năng mới

Triển khai các chương trình đào tạo định kỳ theo quý, năm hoặc khi có thay đổi công nghệ, quy trình, sản phẩm. Chính sách này giúp nhân viên luôn kịp thời cập nhật kiến thức, kỹ năng, từ đó nâng cao năng suất làm việc và giảm rủi ro tụt hậu so với thị trường.

Chính sách khuyến khích tự học, học tập chủ động

Thiết kế chế độ khen thưởng, ghi nhận cho nhân viên chủ động học hỏi, tự đăng ký khóa học trực tuyến hoặc góp ý, đề xuất chương trình đào tạo mới. Nhân viên được khuyến khích chủ động trau dồi năng lực, tạo động lực phát triển bản thân liên tục.

Chính sách đào tạo lãnh đạo kế thừa

Xây dựng lộ trình phát triển kỹ năng quản lý, bổ nhiệm thử thách hoặc đào tạo lớp nhân sự kế cận cho các vị trí then chốt. Chính sách này giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro thiếu hụt nhân sự lãnh đạo, đảm bảo tính kế thừa, phát triển ổn định cho tổ chức trong dài hạn.

Bên cạnh việc xây dựng các chính sách đào tạo, doanh nghiệp cũng nên đầu tư công cụ quản lý nhân sự hiện đại để chủ động xác định nhu cầu đào tạo sát thực tế. Phần mềm MISA AMIS HRM cung cấp hệ thống báo cáo dữ liệu nhân sự đa chiều, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt biến động số lượng, chất lượng, năng lực hiện hữu của đội ngũ. Trải nghiệm MISA AMIS HRM tại đây để khám phá nền tảng quản trị nhân sự thông minh, chủ động hoạch định chính sách đào tạo và phát triển đội ngũ bền vững hơn.

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đọc sẽ có thêm góc nhìn thực tế và hệ thống về cách xây dựng chính sách đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp. Mỗi tổ chức đều có đặc thù riêng, hãy linh hoạt lựa chọn mô hình, chương trình đào tạo phù hợp để nhận thấy những thay đổi tích cực trong đội ngũ. Việc đầu tư đúng hướng vào đào tạo sẽ giúp mỗi doanh nghiệp vững vàng trước thách thức mới và rộng mở cơ hội phát triển trong tương lai.