Flowchart là gì không phải khái niệm mới đối với các doanh nghiệp. Đây là công cụ quan trọng giúp ban quản lý trình bày và mô tả các quy trình, kế hoạch một cách trực quan, rõ ràng và dễ hiểu. Thế nhưng làm thế nào để xây dựng và ứng dụng Flowchart vào tối ưu quy trình vận hành chính xác? Hãy cùng MISA tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
| Tặng bạn eBook Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành |
1. Flowchart là gì?
Flowchart (lưu đồ) là sơ đồ dạng hình khối thể hiện trình tự các bước trong một quy trình, hệ thống hoặc thuật toán. Các bước được biểu diễn bằng các hình khối khác nhau (hình chữ nhật, hình thoi, hình tròn…) và kết nối bằng mũi tên để chỉ luồng thực hiện.
Trong doanh nghiệp, flowchart đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa quy trình làm việc, giúp các phòng ban và nhân viên dễ dàng nắm bắt trình tự thực hiện công việc. Việc sử dụng lưu đồ còn hỗ trợ hiệu quả cho công tác đào tạo nhân viên mới, khi họ có thể nhanh chóng hiểu được quy trình qua hình ảnh trực quan.
2. Flowchart được áp dụng trong những tình huống nào?
Flowchart là một công cụ linh hoạt, có thể ứng dụng cho nhiều mục đích khác nhau trong doanh nghiệp. Chẳng hạn như:
- Khi cần truyền đạt rõ ràng cho nhân viên về cách thức thực hiện một quy trình
- Khi muốn đánh giá quy trình để phát hiện điểm yếu và đưa ra giải pháp cải tiến.
- Khi muốn xây dựng sự thống nhất và phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận tham gia.
- Khi cần soạn thảo và phát hành quy trình thành văn bản áp dụng trong tổ chức.
- Khi cần hỗ trợ lập kế hoạch, ra quyết định và quản lý dự án.
Flowchart được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau tại doanh nghiệp. Khi cần truyền đạt một quy trình cho nhân viên, flowchart giúp họ hiểu rõ từng bước thực hiện. Ngoài ra, flowchart còn giúp đánh giá quy trình hiện tại để phát hiện các điểm yếu và tìm ra giải pháp cải tiến. Khi nhiều bộ phận cùng tham gia vào một quy trình, lưu đồ giúp xây dựng sự thống nhất, phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, đảm bảo công việc được thực hiện đúng đắn.
Flowchart cũng hỗ trợ trong việc soạn thảo và ban hành quy trình dưới dạng văn bản chính thức, giúp tổ chức chuẩn hóa và áp dụng đồng bộ. Cuối cùng, nó là công cụ hữu ích trong lập kế hoạch, ra quyết định và quản lý dự án, mang lại sự trực quan và tổ chức trong các công việc này.
3. Lợi ích khi áp dụng công cụ Flowchart trong doanh nghiệp
- Dễ dàng nắm bắt và hiểu quy trình: Flowchart cung cấp các hình ảnh trực quan về cách thực hiện quy trình nghiệp vụ trong tổ chức. Nhân viên mới hoặc bất kỳ ai tham gia đều dễ dàng hiểu được thứ tự các bước cần thực hiện, các yếu tố quan trọng và sự liên quan giữa chúng. Bằng cách này, doanh nghiệp giảm thiểu sự nhầm lẫn, sai sót trong quá trình phối hợp công việc.
- Xác định đầu vào và đầu ra rõ ràng: Flowchart làm cho đầu vào và đầu ra của mỗi quy trình trở nên rõ ràng, dễ xác định. Khi xem Flowchart, người đọc biết chính xác những gì cần thiết để bắt đầu quy trình và những kết quả cần có. Như vậy, tính chất lượng, uy tín của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng luôn được đảm bảo.
- Cải tiến và tối ưu hóa quy trình: Flowchart mang đến cho người quản lý cái nhìn tổng quan về quy trình, cho phép nhận biết các bước không cần thiết, trùng lặp hoặc “nút thắt cổ chai” trong quy trình. Khi doanh nghiệp đẩy mạnh cải tiến, Flowchart cũng có thể được sử dụng như một công cụ hướng dẫn tái thiết kế quy trình hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức tốt hơn.
Tóm lại, việc hiểu rõ khái niệm và cách ứng dụng của Flowchart là gì trong doanh nghiệp không chỉ giúp công tác xây dựng quy trình làm việc trở nên dễ hiểu, minh bạch mà còn tối ưu hóa, tiêu chuẩn hóa quy trình, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
4. Cách vẽ biểu đổ Flowchart
4.1. Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng Flowchart
Quy tắc 1: Tính nhất quán trong các thành phần
- Hình elip: Thường được sử dụng để biểu thị điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của một quy trình hoặc hoạt động
- Hình chữ nhật: Được sử dụng để biểu thị các bước hoặc hành động cần thực hiện trong quy trình
- Hình bình hành: Biểu thị đầu vào hoặc đầu ra
- Hình thoi: Thường được sử dụng để biểu thị các quyết định hoặc điểm chia nhánh trong quy trình
- Đường dẫn và các mũi tên: Được sử dụng để chỉ hướng đi của các bước trong quy trình
Khi xây dựng Flowchart, người dùng cũng có thể tùy chỉnh màu sắc của các hình khối và mũi tên để làm cho biểu đồ trở nên hấp dẫn, thu hút hơn. Tuy nhiên, quan trọng nhất là đảm bảo rằng mọi thành phần trong Flowchart được sử dụng một cách nhất quán và logic để giúp người đọc dễ dàng theo dõi mọi quy trình hoặc hoạt động.
Quy tắc 2: Sắp xếp và trình bày logic hợp lý
- Sử dụng từ ngữ ngắn gọn và dễ hiểu: Khi viết nội dung trong các hình khối của Flowchart, hãy sử dụng từ ngữ rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hay ngôn ngữ chuyên ngành để đảm bảo rằng tất cả người đọc có thể nắm bắt thông tin.
- Lựa chọn phông chữ và cỡ chữ thích hợp: Chọn phông chữ và cỡ chữ phù hợp để đảm bảo rằng văn bản trong Flowchart có thể đọc được. Người dùng không nên chọn những phông chữ quá phức tạp hoặc quá nhỏ, vì điều này có thể gây khó khăn khi đọc, hiểu của người xem.
- Sắp xếp thứ tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới: Sắp xếp các hình khối của Flowchart theo thứ tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Điều này giúp người đọc theo dõi luồng logic của quy trình một cách tự nhiên, logic.
- Chia thành lưu đồ tổng quát và lưu đồ con: Trong trường hợp có quy trình lớn bao gồm nhiều phần nhỏ, hãy chia nhỏ các lưu đồ con riêng biệt và liên kết chúng với lưu đồ tổng quát. Cách vẽ này tạo ra một cái nhìn tổng quan về quy trình, đồng thời giúp người đọc tập trung vào từng phần cụ thể.
- Sử dụng màu sắc một cách hợp lý: Nếu cần, người thiết lập có thể sử dụng màu sắc để làm nổi bật các thành phần quan trọng hoặc để tạo sự tương phản trong biểu đồ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng màu sắc không nên làm cho biểu đồ trở nên mất tính nhất quán hoặc khó đọc.
Quy tắc 3: Sắp xếp mũi tên trả về một cách logic
Đặt các dòng trả về bên dưới lưu đồ giúp cho người đọc có thể theo dõi quy trình một cách tự nhiên theo hướng từ trên xuống dưới, tương tự như cách đọc văn bản. Nhờ đó, việc theo dõi luồng logic và quy trình trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn.
Nếu có hai bước cần trả về bước phía trước, hãy thể hiện các dòng trả về này không trùng nhau hoặc chồng chéo để tránh làm cho biểu đồ trở nên rối rắm. Thay vào đó, người thiết lập chỉ cần sắp xếp chúng theo thứ tự logic và tạo ra một sự dễ dàng định vị giữa các bước.
MISA AMIS Quy trình là phần mềm thiết kế quy trình Flowchart và quản lý sự phối hợp thực hiện của các phòng ban. Phần mềm tặng 500+ mẫu quy trình có sẵn để hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng nhanh, tối ưu hiệu quả:
Đăng ký nhận tư vấn 1-1 và trải nghiệm ngay các tính năng ưu việt TẠI ĐÂY.
4.2. Các bước vẽ Flowchart
Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu và phạm vi áp dụng của quy trình.
Khi xác định mục tiêu của quy trình:
- Xác định rõ mục đích mà quy trình sẽ đạt được, ví dụ như tiết kiệm thời gian, cải thiện chất lượng công việc, hoặc đơn giản hóa các bước thực hiện.
- Câu hỏi đặt ra: Quy trình này giúp giải quyết vấn đề gì? Mục tiêu cuối cùng là gì?
Khi xác định yêu cầu của quy trình:
- Liệt kê các yêu cầu cần có để quy trình hoạt động hiệu quả, ví dụ như các bước phải tuân theo, thời gian hoàn thành, hay những tiêu chuẩn cần đạt được.
- Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này cần làm gì để đạt được hiệu quả cao nhất?
Khi xác định phạm vi áp dụng của quy trình:
- Xác định rõ quy trình này áp dụng cho những bộ phận, công việc hoặc tình huống nào trong tổ chức.
- Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này áp dụng cho những ai hoặc cho việc gì trong công ty?
Bước 2: Xác định các đầu vào, đầu ra của quy trình và các bước cần thực hiện.
Khi xác định các đầu vào của quy trình cần:
- Đầu vào là những yếu tố cần thiết để bắt đầu quy trình. Đây có thể là dữ liệu, tài nguyên, hoặc thông tin cần thiết mà các bộ phận có để thực hiện quy trình.
- Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này bắt đầu bằng gì? Cần những thông tin hoặc tài nguyên nào để quy trình có thể hoạt động?
Khi xác định các đầu ra của quy trình:
- Đầu ra là kết quả mà quy trình sẽ tạo ra sau khi hoàn thành các bước. Đây là những sản phẩm, dịch vụ, hoặc thông tin được tạo ra từ quy trình.
- Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này sẽ tạo ra kết quả gì? Đầu ra này có đáp ứng mục tiêu quy trình không?
Khi liệt kê các bước công việc cần thực hiện:
- Xác định rõ từng bước cần thực hiện trong quy trình để chuyển từ đầu vào đến đầu ra. Các bước này sẽ được vẽ dưới dạng các khối trong flowchart.
- Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này có bao nhiêu bước? Cần làm gì sau mỗi bước để tiến hành quy trình?
Bước 3: Liệt kê những đối tượng có vai trò trong quy trình.
Khi xác định các đối tượng tham gia vào quy trình
- Đầu tiên, liệt kê tất cả các cá nhân, nhóm, hệ thống có liên quan đến quy trình. Các đối tượng này có thể bao gồm người quản lý, nhân viên, khách hàng, hoặc phần mềm hỗ trợ.
- Câu hỏi đặt ra là: Ai sẽ tham gia vào quy trình này? Các đối tượng này thực hiện công việc gì trong quy trình?
Khi xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi đối tượng:
- Mỗi đối tượng tham gia vào quy trình sẽ có vai trò và nhiệm vụ riêng. Bạn cần làm rõ những công việc mà từng đối tượng phải thực hiện, chẳng hạn như người xác nhận, người thực hiện bước cụ thể, hoặc người giám sát quy trình.
- Câu hỏi đặt ra là: Vai trò của từng đối tượng trong quy trình là gì? Họ phải thực hiện những công việc nào?
Khi liệt kê và phân loại các đối tượng:
- Phân loại các đối tượng theo mức độ tham gia (ví dụ: người thực hiện, người giám sát, người ra quyết định) và mô tả vai trò của từng nhóm trong quy trình.
- Câu hỏi đặt ra là: Những ai có quyền quyết định? Ai thực hiện các bước công việc? Ai sẽ kiểm tra và xác nhận kết quả?
Bước 4: Sử dụng các ký hiệu chuẩn để phân loại các bước và bắt đầu tạo lưu đồ quy trình.
Chọn ký hiệu chuẩn cho từng bước:
- Sử dụng các ký hiệu flowchart chuẩn như hình chữ nhật cho công việc, hình thoi cho câu hỏi, và hình oval cho bắt đầu/kết thúc.
- Câu hỏi đặt ra là: Ký hiệu nào phù hợp nhất cho từng loại bước trong quy trình?
Áp dụng ký hiệu đúng cho từng bước:
- Gắn ký hiệu phù hợp với chức năng của mỗi bước để đảm bảo sự rõ ràng.
- Câu hỏi đặt ra là: Ký hiệu này có phản ánh đúng chức năng của bước đó không?
Vẽ lưu đồ quy trình:
- Kết nối các bước bằng mũi tên theo thứ tự logic từ bắt đầu đến kết thúc.
- Câu hỏi đặt ra là: Lưu đồ này có thể hiện quy trình một cách mạch lạc và dễ hiểu không?
Bước 5: Rà soát và hoàn thiện lưu đồ quy trình
Kiểm tra tính chính xác của lưu đồ:
- Đảm bảo rằng các bước trong lưu đồ được sắp xếp đúng thứ tự. Kiểm tra xem các mũi tên nối các bước có đúng không và đảm bảo không bị sai lệch.
- Câu đặt ra là: Lưu đồ có thể hiện đúng các bước trong quy trình không? Các mũi tên có kết nối chính xác giữa các bước không?
Đảm bảo tính rõ ràng và dễ hiểu:
- Xem xét lại các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ để đảm bảo chúng rõ ràng và dễ hiểu.
- Câu hỏi đặt ra là: Các ký hiệu và các bước có dễ hiểu đối với người xem không?
Sửa chữa các lỗi và điều chỉnh:
- Tìm kiếm và sửa chữa các lỗi trong lưu đồ, như thiếu bước, bước thừa,… Điều chỉnh lưu đồ để phù hợp hơn với quy trình thực tế
- Câu hỏi đặt ra là: Có bước nào bị thiếu hay bị sai sót không?
Kiểm tra tính vẹn toàn và hoàn chỉnh của lưu đồ:
- Đảm bảo lưu đồ không thiếu bước nào, mọi quy trình đều được thể hiện rõ ràng từ đầu đến cuối.
- Câu hỏi đặt ra là: Lưu đồ đã hoàn chỉnh hay chưa? Quy trình có được thể hiện đầy đủ không?
II. Các dạng Flowchart phổ biến nhất trong doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp thường có khá nhiều quy trình khác nhau. Dựa vào từng đặc thù chuyên môn, đội ngũ thiết lập sẽ chọn ra một dạng Flowchart để áp dụng:
- Cây quyết định (Decision Tree): Cây quyết định là biểu đồ dạng cây có nút gốc đại diện cho quyết định, các nút lá đại diện cho các kết quả có thể xảy ra sau mỗi quyết định. Loại Flowchart này được sử dụng để biểu diễn các tình huống có nhiều phương án hoặc lựa chọn và giúp trong việc định hướng hành động.
- Lưu đồ logic (Logic Flowchart): Lưu đồ logic trình bày các bước cụ thể của một quy trình hoặc công việc. Nó xác định rõ ràng chuỗi các bước và tương quan giữa chúng, cho phép người dùng phát hiện sai sót và kịp thời cải tiến.
- Lưu đồ hệ thống (System Flowchart): Lưu đồ hệ thống biểu diễn cách dữ liệu chạy qua hệ thống hoặc quá trình. Nó thường được sử dụng trong các quy trình liên quan đến nhiều dữ liệu và thông tin phức tạp, chẳng hạn như quy trình kế toán.
- Lưu đồ sản phẩm (Product Flowchart): Lưu đồ sản phẩm mô tả quy trình sản xuất hoặc phát triển sản phẩm từ bước thiết kế, sản xuất, kiểm tra chất lượng cho đến khi sản phẩm cuối cùng được nhập kho hoặc giao cho khách hàng.
- Lưu đồ quy trình (Process Flowchart): Lưu đồ quy trình là một trong những loại phổ biến nhất, biểu diễn cách thức thực hiện một quá trình hay hoạt động cụ thể. Nó bao gồm các bước cụ thể, đầu vào, đầu ra và quyết định trong quá trình đó.
V. Ví dụ về biểu đồ Flowchart
1. Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng là các bước mà doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện để phục vụ sản xuất hoặc mua sắm trang thiết bị làm việc. Quy trình này yêu cầu các công việc như: nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, đàm phán và đề xuất lên cấp trên phê duyệt mua hàng.
Mẫu quy trình mua hàng theo Flowchart:
2. Quy trình tạm ứng
Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ luôn phát sinh các nghiệp vụ cần thanh toán tiền trước cho đối tác hoặc chi trả chi phí di chuyển,… Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập quy trình xin tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ này:
3. Quy trình nhập kho
Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm sẽ được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: Sau khi hàng hóa về tới kho, nhân viên nhập hàng lập phiếu yêu cầu nhập kho gửi đến kế toán
- Bước 2: Kế toán tiến hành kiểm tra, xem xét và phê duyệt/từ chối yêu cầu (Nếu yêu cầu bị từ chối, kế toán trưởng sẽ gửi lại lý do để nhân viên nhập hàng bổ sung)
- Bước 3: Nếu được phê duyệt, đội ngũ phụ trách khi tiến hành nhập hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng và bàn giao cho nhân viên kho
- Bước 4: Các bộ phận liên quan sẽ ký xác nhận, kết thúc quy trình
VI. Phần mềm xây dựng Flowchart và quản lý quy trình hiệu quả
MISA AMIS Quy trình là giải pháp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện, phù hợp với cả doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn. Được đúc kết từ kinh nghiệm tư vấn chuyển đổi số cho hơn 170.000 khách hàng, MISA AMIS Quy trình chính là ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán tiêu chuẩn hóa, tự động hóa quy trình, giám sát quá trình tuân thủ của nhân viên trên một nền tảng.
Đặc biệt, phần mềm được thiết kế theo dạng No-code, có sẵn nhiều mẫu quy trình để người dùng dễ dàng thiết kế, tùy chỉnh linh hoạt. Từng bước công việc sẽ được mô hình hóa thành các Flowchart trực quan. Điều này cho phép tất cả nhân sự nhanh chóng làm quen với thao tác trên phần mềm và thực hiện các quy trình chính xác, tăng nhanh năng suất. Đồng thời, người quản lý cũng giám sát toàn bộ tiến độ đang ở giai đoạn nào, do ai phụ trách để chỉ đạo kịp thời.
Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek là một trong những đơn vị quyết định ứng dụng phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS từ rất sớm để cải tiến hiệu suất công việc.
Anh Phạm Huy Nam, Giám đốc công ty cho biết, trước đây Novatek từng hoạt động chậm trễ, thiếu hiệu quả vì nhân sự không nắm được quy trình, người quản lý thì tốn nhiều thời gian đào tạo. Sau khi ứng dụng phần mềm, luồng phối hợp giữa các bộ phận đã trở nên rõ ràng, mượt mà hơn, từ đó tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng.
Hãy cùng lắng nghe câu chuyện chuyển đổi số và tối ưu vận hành của Novatek ngay dưới đây:
Dùng thử ngay phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS giúp tối ưu vận hành phòng kinh doanh hiệu quả
VII. Kết luận
Như vậy, với sự hỗ trợ của Flowchart, ban quản lý có thể tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn, từ những quy trình cơ bản đến những chi tiết phức tạp. Các phòng ban dễ dàng tương tác, phối hợp xử lý công việc hiệu quả xuyên suốt mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hy vọng rằng những thông tin về khái niệm, lợi ích của Flowchart là gì sẽ là nguồn tư liệu bổ ích giúp người quản lý xây dựng hệ thống lưu đồ thông minh và tìm thấy giải pháp hỗ trợ đắc lực, góp phần thúc đẩy sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
